Hoe u biometrische tijdregistratie kunt toevoegen aan uw bestaande HR-systeem

Deze handleiding behandelt hoe u biometrische tijdregistratie kunt toevoegen aan uw HR-systeem zonder het te vervangen. Uw bestaande systeem blijft precies zoals het is. Wat u toevoegt, is een terminal aan de muur en software die de tijdregistratie automatisch naar uw HR-systeem stuurt.

Dit artikel behandelt het probleem dat de meeste bedrijven proberen op te lossen en hoe IdencyTime verbinding maakt met uw HR-systeem om dit op te lossen.

Waarom bedrijven naar biometrische tijdregistratie kijken

De meeste bedrijven hebben al een HR-systeem voordat ze beginnen met het kopen van tijdregistratieapparatuur. Het probleem zit meestal niet bij het HR-systeem zelf. Het probleem zit in de manier waarop het gebeurt tussen het moment dat een medewerker aankomt op de werkplek en het moment waarop de uren correct in de payroll worden opgenomen.

Buddy-punching, waarbij een medewerker de aanwezigheidsgegevens van een collega registreert
Handmatige tijdregistraties waarbij werknemers eraan moeten denken om ze nauwkeurig in te vullen
Er is geen duidelijk zicht op wie er op meerdere locaties aanwezig is
Payrollcorrecties veroorzaakt door onnauwkeurige of betwiste uren
Beperkte zichtbaarheid op meerdere locaties
Tijd die elke week wordt besteed aan het achterhalen van ontbrekende uren voordat de loonadministratie sluit

Waarom de ingebouwde tijdregistratie in uw HR-systeem niet altijd voldoende is

De meeste HR-platforms bieden een vorm van tijdregistratie aan, meestal via een mobiele app of een gedeeld tablet bij de deur. In een kantoor werkt dit goed. Iedereen heeft een telefoon en een vrije hand.

Het werkt minder goed op een fabrieksterrein, in een keuken of waar personeel handschoenen en beschermende kleding draagt.

Met app-gebaseerde tijdregistratie wordt ervan uitgegaan dat elke medewerker over een compatibele telefoon beschikt en er comfortabel mee kan werken.
Handschoenen, natte handen en persoonlijke beschermingsmiddelen zorgen ervoor dat touchscreendisplays traag en onbetrouwbaar zijn.
Een enkele gedeelde tablet aan de deur zorgt voor wachtrijen bij het overschakelen van dienst.
Gedeelde tablets en gedeelde PIN-codes maken het voor één medewerker eenvoudig om in te loggen voor een andere medewerker.

Dit is geen fout in het HR-systeem. App-tijdregistratie is speciaal ontwikkeld voor kantoorteams en doet dat goed. Als je een grote frontlinie-werkplek hebt, heb je in plaats daarvan iets nodig dat speciaal is ontwikkeld voor die omgeving.

Waarom handmatige oplossingen en volledige vervangingen niet voldoende zijn

Tegenover deze kloof proberen de meeste bedrijven één van twee dingen te doen, en beide hebben een reële kostenpost.

Handmatig exporteren en importeren: een bestand downloaden van één systeem en het vervolgens uploaden naar het andere. Het is traag, vatbaar voor fouten en afhankelijk van het feit dat iemand zich herinnert om het te doen.
De HR-systemen volledig vervangen: Alles op één platform samenbrengen. Dit is duur en frustrerend, en het lost het probleem met de tijdsregistratie zelf zelden op.

Nee, dat lost het probleem niet echt op. Wat ontbreekt is een manier om het HR-systeem te behouden dat uw team al kent en eenvoudig toe te voegen wat er ontbreekt.

Hoe IdencyTime biometrische tijdregistratie toevoegt aan uw HR-systeem

IdencyTime zit tussen uw tijdregistratie-terminal en uw HR-systeem. Een terminal op zichzelf slaat alleen records op op het apparaat, dus moet er iets deze gegevens verzamelen en deze doorsturen naar uw HR-systeem. Dat is precies wat IdencyTime doet, en op die manier vermijdt u zowel een volledige HR-vervanging als een handmatige workaround.

De werknemer komt binnen. Gebruik van gezichtsherkenning, vingerafdrukken, handpalm of een RFID-kaart bij een terminal ter plaatse
De opname wordt direct vastgelegd. Zolang het apparaat een internetverbinding heeft, bereikt de klokopname IdencyTime in realtime.
De gegevens worden geordend. IdencyTime groepeert gegevens op basis van werknemer, afdeling, apparaat en locatie
De gegevens verschijnen in uw HR-systeem. De klok registreert de invoer binnen vijf minuten, klaar voor tijdregistratie en salarisadministratie

Geen spreadsheets, geen handmatige uploads en geen zoektocht naar ontbrekende uren aan het einde van de maand.

Wat u nodig heeft om te beginnen

Een compatibele biometrische of RFID-terminal, zoals de Uni-Ubi UFace of de Anviz-serie
Een internetverbinding op elk terrein, aangezien de terminals gegevens via het internet sturen in plaats van via een lokaal netwerk
Een HR- of salarisadministratie-systeem dat integratie ondersteunt, of een systeem dat een API-feed kan accepteren
Een korte registratieperiode op de terminal om uw medewerkers te registreren

De registratie duurt per werknemer slechts enkele seconden en wordt meestal in één sessie uitgevoerd nadat de terminal is geïnstalleerd.

Welke HR-systemen kunnen worden aangesloten

IdencyTime is al verbonden met de volgende platforms:

Gebruik je iets anders? De tweerichtings-API van IdencyTime kan verbinding maken met de meeste HR-, payroll- en op maat gemaakte software.

Vraag uw HR-integratie aan

Extra voordelen zodra u bent verbonden

Het koppelen van uw tijdregistratie aan uw HR-systeem lost ook een paar problemen op die bedrijven niet altijd verwachten.

Meerdere locaties op één plek

Apparaten in verschillende gebouwen, steden of landen voeren allemaal gegevens naar dezelfde account.

Je kunt filteren op apparaat of locatie, zodat je elk site apart of allemaal tegelijk kunt bekijken.

Live-rapportage over evacuatie

Omdat de gegevens direct naar de cloud worden gestuurd, heeft u altijd een actuele lijst van de personen die aanwezig zijn.

Brandweerwachters kunnen mensen als veilig beschouwen voor elke browser, waarbij meerdere brandweerwachters tegelijk hetzelfde rapport bijhouden en er geen ander systeemtoegang voor nodig is.

Beveiligde toegang, altijd ondersteund

Twee-factor authenticatie is op het hele platform ingevoerd, zodat uw gegevens beschermd blijven.

UK-gebaseerde ondersteuning is beschikbaar via telefoon, chat en ticket wanneer u dat nodig heeft.

GDPR en biometrische gegevens

Biometrische gegevens worden in het Verenigd Koninkrijk onder de GDPR beschouwd als speciale categorieën van gegevens. Daarom is het een goede regel om dit te controleren voordat u een terminal installeert. In de kortste versie is het zo dat onze apparaten geen foto’s opslaan. Een vingerafdruk of gezicht wordt omgezet in een gecodeerde template, die niet meer kan worden omgezet in een afbeelding.

Medewerkers moeten ook een alternatief worden aangeboden, daarom accepteert elk apparaat dat wij leveren RFID-kaarten, tags of een PIN als secundaire methode.

Veelgestelde vragen

Moeten we ons HR-systeem vervangen?

Nee. Uw HR-systeem blijft zoals het is. IdencyTime werkt hierop samen en voedt de klokgegevens in, zodat uw team het systeem kan blijven gebruiken dat ze al kennen.

Hoe lang duurt de installatie?

De meeste installaties zijn binnen enkele dagen klaar. De terminal wordt gemonteerd en aangesloten, de integratie wordt geconfigureerd en de medewerkers worden ingeschreven in één sessie.

Wat als ons HR-systeem niet in de lijst staat?

IdencyTime biedt een gedocumenteerde API waarmee records kunnen worden ingevoerd in de meeste HR-, payroll- en op maat gemaakte systemen. Vertel ons wat u gebruikt en wij zullen u laten zien wat mogelijk is.

Wat gebeurt er als het internet uitvalt?

De terminals blijven de aanwezigheidsregistratie lokaal uitvoeren en uploaden deze zodra de verbinding weer is hersteld, zodat geen gegevens verloren gaan.

Ik weet niet hoe uw HR-systeem zou aansluiten?

Vertel ons wat u gebruikt en wij zullen u bevestigen wat mogelijk is, zonder verplichting.

Neem contact op

IdencyTime – Tijd- en aanwezigheids-API en T&A-integraties

Meer details