So fügen Sie biometrische Zeiterfassung zu Ihrem bestehenden Personalmanagement-System hinzu

In diesem Leitfaden wird beschrieben, wie Sie Ihre Personalverwaltungssysteme ohne deren Umrüstung mit biometrischem Zeiterfassungssystem erweitern können. Ihr bestehendes System bleibt dabei unverändert. Sie benötigen lediglich einen Anschluss an die Wand und eine Software, die die Zeiterfassungsdaten automatisch in Ihr Personalverwaltungssystem überträgt.

Dieser Artikel behandelt das Problem, das die meisten Unternehmen lösen möchten, und wie IdencyTime mit Ihrem Personalwesen-System zusammenarbeitet, um dieses zu lösen.

Warum Unternehmen auf biometrische Zeiterfassung setzen

Die meisten Unternehmen verfügen bereits über ein Personalwesen-System, bevor sie mit der Anschaffung von Zeiterfassungssystemen beginnen. Das Problem liegt selten im Personalwesen-System selbst, sondern vielmehr darin, wie die Stunden zwischen dem Eintreffen des Mitarbeiters am Arbeitsplatz und der korrekten Eingabe in die Lohnbuchhaltung verbracht werden.

Buddy-Punching, bei dem ein Mitarbeiter die Arbeitszeit eines Kollegen eingeklappt oder ausgeklappt
Manuelle Zeiterfassungen, die darauf angewiesen sind, dass die Mitarbeiter sie korrekt ausfüllen.
Keine klare Übersicht darüber, wer an mehreren Standorten vor Ort ist
Lohnkorrekturen aufgrund ungenauer oder strittiger Arbeitszeiten
Begrenzte Sichtbarkeit über mehrere Standorte oder Standorte hinweg
Zeit, die jede Woche darauf verwendet wird, fehlende Stunden zu verfolgen, bevor die Lohnabrechnung geschlossen wird

Warum die integrierte Zeiterfassung in Ihrem HR-System nicht immer ausreicht

Die meisten HR-Plattformen bieten eine Form der Zeiterfassung an, in der Regel in Form einer mobilen App oder einer gemeinsam genutzten Tablet-Maschine an der Tür. In einem Büro funktioniert das gut. Jeder hat ein Telefon und eine freie Hand.

Es funktioniert weniger gut auf einer Fabrikhalle, in einer Küche oder an anderen Orten, an denen Mitarbeiter Handschuhe und persönliche Schutzausrüstung tragen.

Mit einer App basierte Zeiterfassung setzt voraus, dass jeder Mitarbeiter über ein kompatibles Telefon verfügt und damit vertraut ist.
Handschuhe, nasse Hände und Schutzkleidung machen Touchscreens langsam und unzuverlässig.
Ein gemeinsamer Tablet-PC an der Tür führt zu Warteschlangen bei der Schichtumstellung.
Gemeinsame Tablets und gemeinsame PINs ermöglichen es einem Mitarbeiter, sich für einen anderen Mitarbeiter zu melden.

Das ist kein Fehler im HR-System. Die App-Zeiterfassung wurde für Bürotruppen entwickelt und erledigt diese Aufgabe hervorragend. Wenn Sie eine große Frontline-Belegschaft haben, brauchen Sie stattdessen etwas, das für diese Umgebung konzipiert ist.

Warum manuelle Korrekturen und vollständige Ersatzmaßnahmen nicht ausreichen

Angesichts dieses Engpasses versuchen die meisten Unternehmen eine von zwei Möglichkeiten – und beide führen zu tatsächlichen Kosten.

Handbuchexport und -import: Das Herunterladen einer Datei von einem System auf das andere. Das ist langsam, anfällig für Fehler und hängt davon ab, dass jemand daran erinnert wird, es zu tun.
Die vollständige Erneuerung des Personalmanagementsystems: Alles auf eine einzige Plattform zusammenführen. Das ist kostspielig und störend, und selbstständig löst das Problem des Zeiteintrags selten das Problem.

Nichts davon löst das Problem tatsächlich. Was fehlt, ist eine Möglichkeit, das HR-System zu nutzen, das Ihr Team bereits kennt, und einfach das fehlende Element hinzuzufügen.

Wie IdencyTime biometrische Zeiterfassung zu Ihrem Personalmanagement-System hinzufügt

IdencyTime Es befindet sich zwischen Ihrem Zeiterfassungsterminal und Ihrem Personalwesen-System. Ein Terminal allein speichert die Daten nur auf dem Gerät, daher muss etwas diese Daten sammeln und diese in Ihr Personalwesen-System übergeben. Genau das ist die Aufgabe von IdencyTime, und genau so können Sie sowohl eine vollständige Personalwesen-Erneuerung als auch eine manuelle Lösung vermeiden.

Der Mitarbeiter kommt zur Arbeit. Verwendung der Gesichtserkennung, der Fingerabdrücke, der Handfläche oder einer RFID-Karte an einem Terminal vor Ort
Die Aufzeichnung wird sofort aufgenommen. Solange das Gerät eine Internetverbindung hat, erreicht die Uhrzeitmeldung IdencyTime in Echtzeit.
Die Aufzeichnungen werden organisiert. IdencyTime gruppiert die Datensätze nach Mitarbeiter, Abteilung, Gerät und Standort.
Die Daten werden in Ihrem HR-System angezeigt. Die Uhr zeichnet Importe innerhalb von fünf Minuten auf und ist somit für Zeiterfassung und Lohnabrechnung geeignet.

Keine Tabellenkalkulationen, keine manuellen Uploads und keine Verfolgung von fehlenden Stunden am Ende des Monats.

Was Sie brauchen, um loszulegen

Ein kompatibles biometrisches oder RFID-Terminal, wie das Uni-Ubi UFace oder das Anviz-Sortiment
Eine Internetverbindung an jedem Standort, da die Terminals Aufzeichnungen über das Internet senden, anstatt über ein lokales Netzwerk
Ein Personal- oder Lohnsystem, das die Integration unterstützt, oder jedes System, das eine API-Datenquelle akzeptieren kann
Eine kurze Anmeldephase, um Ihre Mitarbeiter am Terminal zu registrieren

Die Registrierung dauert pro Mitarbeiter nur wenige Sekunden und wird normalerweise in einer Sitzung durchgeführt, wenn das Terminal installiert ist.

Welche HR-Systeme können angeschlossen werden

IdencyTime ist bereits mit den folgenden Plattformen verbunden:

Verwendet man etwas anderes? Die bidirektionale API von IdencyTime kann mit den meisten HR-, Lohn- und maßgeschneiderten Softwarelösungen verbunden werden.

Fordern Sie Ihre HR-Integration an

Weitere Vorteile, sobald Sie verbunden sind

Die Integration der Zeiterfassung in Ihr HR-System löst auch einige Probleme, die Unternehmen nicht immer erwarten.

Mehrere Standorte an einem Ort

Geräte in verschiedenen Gebäuden, Städten oder Ländern werden alle in dieselbe Buchung eingetragen.

Sie können nach Gerät oder Standort filtern, sodass jede Website einzeln oder zusammen angezeigt werden kann.

Aktuelle Evakuierungsberichte

Da die Aufzeichnungen sofort in die Cloud übertragen werden, haben Sie stets eine aktuelle Liste der Anwesenden.

Feuerwehrleute können Personen mit einem Browser als sicher kennzeichnen, wobei mehrere Feuerwehrleute gleichzeitig auf denselben Bericht arbeiten und kein breiteres Systemzugriff erforderlich ist.

Sichere Zugänglichkeit, immer unterstützt

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist auf der gesamten Plattform angewendet, sodass Ihre Daten geschützt bleiben.

Support aus Großbritannien ist telefonisch, per Chat und per Ticket verfügbar, wann immer Sie ihn benötigen.

GDPR & biometrische Daten

Biometrische Daten gelten im Rahmen des britischen Datenschutzgesetzes als besondere Datenkategorien, weshalb es sinnvoll ist, dies vor der Installation eines beliebigen Endgeräts zu prüfen. Die kurze Zusammenfassung lautet: Unsere Geräte speichern keine Fotos. Ein Fingerabdruck oder ein Gesicht werden in eine verschlüsselte Vorlage umgewandelt, die nicht mehr in eine Bilddatei umgewandelt werden kann.

Arbeitnehmern muss auch eine alternative Möglichkeit angeboten werden, weshalb jedes von uns gelieferte Gerät RFID-Karten, Tags oder ein PIN-Code als sekundäre Methode akzeptiert.

Häufig gestellte Fragen

Müssen wir unser HR-System ersetzen?

Nein. Ihr HR-System bleibt unverändert. IdencyTime fungiert dabei als Ergänzung und speichert die Uhrzeitdaten, sodass Ihr Team weiterhin mit dem System arbeiten kann, das es bereits kennt.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Die meisten Installationen werden innerhalb weniger Tage abgeschlossen. Das Terminal wird montiert und angeschlossen, die Integration wird konfiguriert und die Mitarbeiter werden in einer Sitzung registriert.

Was passiert, wenn unser HR-System nicht aufgeführt ist?

IdencyTime stellt eine dokumentierte API bereit, über die Sie Daten in die meisten HR-, Lohn- und maßgeschneiderten Systeme einbinden können. Erzählen Sie uns von Ihren Einsatzmöglichkeiten und wir werden prüfen, was möglich ist.

Was passiert, wenn das Internet ausfällt?

Die Terminals verzeichnen weiterhin die Anmeldungen lokal und laden sie nach der Wiederherstellung der Verbindung hoch, sodass keine Daten verloren gehen.

Ich bin mir nicht sicher, wie Ihr HR-System zusammenarbeiten würde?

Schreiben Sie uns Bescheid, welche Geräte Sie verwenden, und wir werden Ihnen anschließend mitteilen, was möglich ist – ohne Verpflichtung.

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IdencyTime – Zeiterfassungs-API und T&A-Integrationen

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