Cómo agregar tiempo de presencia biométrico a su sistema de RRHH existente

Esta guía explica cómo añadir el registro biométrico a tu sistema de RRHH sin tener que reemplazarlo. Tu sistema actual seguirá siendo exactamente igual. Lo que agregas es un terminal en la pared y un software que envía automáticamente los registros de tiempo al sistema de RRHH.

Este artículo aborda el problema que la mayoría de las empresas están intentando resolver, y cómo IdencyTime se conecta con su sistema de recursos humanos para solucionarlo.

¿Por qué las empresas utilizan el registro biométrico?

La mayoría de las empresas ya cuentan con un sistema de recursos humanos antes de empezar a buscar hardware de control de horas. El problema rara vez está en el propio sistema de recursos humanos. Se trata de lo que ocurre entre el momento en que un empleado llega al lugar de trabajo y el momento en que las horas se registran correctamente en la nómina de sueldos.

El golpe de amistad, en el que un empleado ingresa o sale para un colega
Horarios manuales que dependen de que los empleados recuerden completarlos con exactitud
No se tiene una visión clara de quién está presente en varios lugares
Correcciones de nómina causadas por horas incorrectas o impugnadas
Visibilidad limitada en varios sitios o ubicaciones
Tiempo invertido cada semana en buscar horas que se pierden antes de que se cierre la nómina salarial

¿Por qué el cronometraje incorporado en tu sistema de recursos humanos no siempre es suficiente?

La mayoría de las plataformas de recursos humanos incluyen algún tipo de sistema de registro de tiempo, generalmente una aplicación móvil o una tableta compartida en la puerta. En una oficina esto funciona bien. Todos tienen un teléfono y una mano libre.

No funciona tan bien en un taller, en la cocina ni en ningún otro lugar donde el personal lleve guantes y equipo de protección personal.

El sistema de horarios basado en aplicaciones presupone que todos los empleados tengan un teléfono compatible y que estén cómodos con su uso.
Los guantes, las manos mojadas y el equipo de protección personal hacen que las pantallas táctiles sean lentas y poco fiables.
Una única tableta compartida en la puerta genera colas durante el cambio de turno.
Los tabletas compartidos y los PIN compartidos facilitan que un empleado pueda registrarse como trabajando para otro.

Esto no es un defecto en el sistema de recursos humanos. El cronometraje de aplicaciones está diseñado para equipos de oficina y cumple bien su función. Una vez que tengas una gran plantilla de empleados de primera línea, necesitas algo diseñado específicamente para ese entorno.

¿Por qué los arreglos manuales y los reemplazos completos no son suficientes?

Ante esta brecha, la mayoría de las empresas intentan hacer una de dos cosas, y ambas implican un coste real.

Exportación e importación manuales: descargar un archivo desde un sistema y cargarlo en otro. Es lento, propenso a errores y depende de que alguien recuerde hacerlo.
Reemplazar completamente el sistema de recursos humanos: trasladar todo a una plataforma única. Esto es caro y disruptivo, y rara vez soluciona el problema del cronometraje por sí solo.

Nada de ello resuelve realmente el problema. Lo que falta es una forma de mantener el sistema de recursos humanos que ya conoce tu equipo y simplemente añadir lo que falta.

Cómo IdencyTime añade el registro biométrico a tu sistema de RRHH

IdencyTime Se sitúa entre el terminal de registro de horas y su sistema de recursos humanos. Un terminal solo almacena los registros en el dispositivo; por lo tanto, algo tiene que recopilar esos registros y enviarlos a su sistema de recursos humanos. Es exactamente esa función la que cumple IdencyTime, y así se evita tanto la necesidad de reemplazar completamente el sistema de recursos humanos como la necesidad de realizar una solución manual.

El empleado llega a trabajar. Utilizando reconocimiento facial, huellas dactilares, palma de la mano o una tarjeta RFID en un terminal en el lugar
El registro se captura instantáneamente. Siempre que el dispositivo tenga conexión a Internet, el registro de la hora llega a IdencyTime en tiempo real.
Se organizan los registros. IdencyTime agrupa los registros por empleado, departamento, dispositivo y ubicación
Los datos aparecen en su sistema de recursos humanos. La importación de los registros de tiempo se realiza en cinco minutos, lista para ser utilizada en hojas de horas y nómina de sueldos.

Sin hojas de cálculo, sin cargas manuales y sin tener que buscar horas que se hayan perdido al final del mes.

Lo que necesitas para empezar

Un terminal biométrico o RFID compatible, como el Uni-Ubi UFace o la gama Anviz
Una conexión a Internet en cada sitio, ya que los terminales envían los registros a través de Internet en lugar de a través de una red local
Un sistema de recursos humanos o de nómina que soporte la integración, o cualquier sistema que pueda aceptar una fuente de datos mediante una API
Una breve sesión de inscripción para registrar a los empleados en el terminal

El registro de empleados tarda unos segundos por empleado y normalmente se realiza en una sola sesión cuando se instala el terminal.

¿Qué sistemas de recursos humanos se pueden conectar?

IdencyTime ya se conecta a las siguientes plataformas:

¿Usas algo diferente? La API bidireccional de IdencyTime se puede conectar a la mayoría de los sistemas de gestión de recursos humanos, nómina de pagos y software personalizado.

Solicite su integración de RRHH

Beneficios adicionales una vez que estás conectado

Conectar el sistema de registro de tiempo con el sistema de recursos humanos también resuelve algunos problemas que las empresas no siempre esperan.

Múltiples sitios en un solo lugar

Los dispositivos de diferentes edificios, ciudades o países se registran en la misma cuenta.

Puedes filtrar por dispositivo o ubicación, de modo que puedas ver cada sitio por separado o todos juntos.

Información en vivo sobre la evacuación

Debido a que los registros se almacenan en la nube de forma instantánea, siempre tendrá una lista actualizada de quienes están presentes en el lugar.

Los guardias de incendios pueden marcar a las personas como seguras desde cualquier navegador, ya que varios guardias trabajan en el mismo informe al mismo tiempo y no se necesita acceso a un sistema más amplio.

Acceso seguro, siempre disponible

La autenticación de dos factores se aplica en toda la plataforma, por lo que sus datos se mantienen protegidos.

El soporte basado en el Reino Unido está disponible por teléfono, chat y ticket siempre que lo necesite.

GDPR y datos biométricos

Los datos biométricos se consideran datos de categoría especial en virtud del RGPD del Reino Unido, por lo que es conveniente comprobarlo antes de instalar cualquier terminal. En resumen, nuestros dispositivos no almacenan fotografías. Una huella digital o una cara se convierte en una plantilla cifrada y no se puede volver a convertir en imagen.

También se debe ofrecer a los empleados una alternativa, por lo que todos los dispositivos que suministramos aceptan tarjetas RFID, etiquetas o un PIN como método secundario.

Preguntas frecuentes

¿Tenemos que reemplazar nuestro sistema de recursos humanos?

No. Tu sistema de recursos humanos se mantiene tal como está. IdencyTime se aloja junto a él y recopila los registros de horarios, por lo que tu equipo seguirá utilizando el sistema que ya conoce.

¿Cuánto tiempo tarda en configurarse?

La mayoría de las instalaciones se implementan en cuestión de días. El terminal se monta y se conecta, la integración se configura y los empleados se registran en una sola sesión.

¿Qué pasa si nuestro sistema de recursos humanos no está incluido en la lista?

IdencyTime proporciona una API documentada que permite incorporar registros en la mayoría de sistemas de RRHH, nómina de pagos y personalizados. Díganos qué sistema utiliza y confirmaremos qué es posible.

¿Qué sucede si el internet se queda sin funcionar?

Los terminales continúan registrando las entradas locales y las suben una vez que la conexión vuelve a estar operativa, por lo que no se pierden los registros.

¿No está seguro de cómo se conectaría su sistema de recursos humanos?

Cuéntanos qué herramientas utilizas y confirmaremos las posibilidades, sin compromiso alguno.

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IdencyTime – API de Control de Presencia y Fichaje e Integraciones de Control de Presencia

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