Så lägger du till biometrisk tid- och närvarorapportering i ditt befintliga HR-system

Den här guiden handlar om hur du kan lägga till biometrisk registrering i din personalhanteringssystem utan att behöva byta ut det. Ditt befintliga system kan förbli precis som det är. Det du lägger till är en terminal på väggen och mjukvara som automatiserat skickar tidrapporterna till din personalhanteringssystem.

Den här artikeln handlar om det problem som de flesta företag försöker lösa, och hur IdencyTime kopplas till ert HR-system för att lösa problemet.

Varför ser företag på biometrisk tidregistrering

De flesta företag har redan ett HR-system innan de börjar titta på tidtagningsteknik. Problemet är sällan själva HR-systemet. Det handlar snarare om det som händer mellan att en anställd anländer till arbetsplatsen och att timlönen faktureras korrekt.

Buddy-punching, där en anställd bokar in eller ut för en kollega
Manuell tidrapportering som förutsätter att medarbetarna kommer ihåg att fylla i dem korrekt
Det finns ingen tydlig bild av vem som är på plats på flera olika platser.
Lönekorrigeringar på grund av felaktiga eller omtvistade arbetstimmar
Begränsad sikt över flera platser eller lokaler
Tid som läggs ner varje vecka på att jaga förlorade timmar innan lönebetalningen stänger

Varför din interna HR-systemets inbyggda schemaläggning inte alltid räcker till

De flesta HR-plattformar inkluderar någon form av tidrapportering, oftast en mobilapp eller en delad surfplatta vid dörren. På ett kontor fungerar det bra. Alla har en telefon och en fri hand.

Det fungerar sämre på en fabriksgolv, i ett kök eller någon annanstans där personal bär handskar och personlig skyddsutrustning.

Med appbaserad arbetstidspostning förutsätts att alla anställda har en kompatibel telefon och är bekväma med att använda den.
Handskar, blöta händer och personlig skyddsutrustning gör pekskärmar långsamma och opålitliga.
En gemensam surfplatta vid dörren skapar köer vid byten av skift
Genom att dela tabletter och PIN-koder blir det enkelt för en anställd att logga in på en annan anställds konto.

Detta är inte ett fel i HR-systemet. App-tidrapportering är byggd för kontorspersonal och klarar jobbet bra. När du har en stor personalgrupp i frontlinjen behöver du något som är byggt för just den miljön.

Varför manuella fixar och fullständiga ersättningar inte räcker till

I synnerhet när man står inför detta gap försöker de flesta företag göra något av två saker, och båda dessa kostar pengar.

Manuell export och import: Att ladda ner en fil från ett system och ladda upp den till ett annat. Det är långsamt, ömtåligt och det beror på att någon måste komma ihåg att göra det.
Att helt ersätta HR-systemet: Att flytta allt till en enda plattform. Det är dyrt och störande, och det löser sällan klockningsproblemet på egen hand.

Varken av dessa lösningar löser problemet. Det som saknas är ett sätt att behålla det HR-system som ditt team redan känner till och helt enkelt lägga till det som saknas.

Hur IdencyTime lägger till biometrisk tidrapportering i ert HR-system

IdentyTime Det sitter mellan din tidrapporteringsenhet och din HR-system. En enhet i sig kan bara lagra uppgifter på enheten, så något måste samla in dessa uppgifter och vidarebefordra dem till din HR-system. Det är exakt det som IdencyTime gör, och det är hur du undviker både en fullständig HR-omställning och en manuell lösning.

Arbetarna kommer in till arbetstid. Användning av ansiktsigenkänning, fingeravtryck, handflata eller ett RFID-kort i en terminal på plats
Rekorden registreras omedelbart. Så länge enheten har en internetanslutning når klockan rekordet in i IdencyTime i realtid.
Registernätverket är organiserat. IdencyTime grupperar data efter anställd, avdelning, enhet och plats
Uppgifterna visas i din HR-system. Klockan registrerar importen inom fem minuter och är klar för timbaserade löneuppgifter och lönesystem.

Inga kalkylblad, inga manuella uppladdningar och inget att jaga efter saknade timmar i slutet av månaden.

Vad du behöver för att komma igång

En kompatibel biometrisk eller RFID-terminal, till exempel Uni-Ubi UFace eller Anviz-serien
En internetanslutning på varje plats, eftersom terminalerna skickar data via internet i stället för via ett lokalt nätverk
En HR- eller lönehanteringssystem som stöder integration, eller något system som kan ta emot en API-feed
En kort registreringstid på terminalen för att registrera dina anställda

Anmälan tar några sekunder per anställd och sker vanligtvis i en enda session när terminalen är installerad.

Vilka HR-system kan anslutas?

IdencyTime är redan anslutet till följande plattformar:

Använder du något annat? IdencyTimess tvåvägs-API kan ansluta till de flesta HR-, löne- och skräddarsydda programvarorna.

Begär din HR-integration

Extra fördelar när du är ansluten

Att koppla samman tidrapporteringen med HR-systemet löser också några problem som företag inte alltid förväntar sig.

Flera platser på ett och samma ställe

Enheter i olika byggnader, städer eller länder länkar samman i samma konto.

Du kan filtrera efter enhet eller plats, så att varje webbplats kan visas separat eller tillsammans.

Uppdaterad information om evakuering i realtid

Eftersom registreringarna skickas direkt till molnet har du alltid en aktuell lista över vilka som är på plats.

Brandvakter kan markera personer som säkra för alla webbläsare, eftersom flera vakter arbetar med samma rapport samtidigt och ingen vidare systemåtkomst behövs.

Säker åtkomst, alltid stöd

Tvofaktorsautentisering är implementerad över hela plattformen, så dina data är skyddade.

Supporten från Storbritannien finns tillgänglig via telefon, chatt och supportärenden när som helst du behöver det.

GDPR & biometriska data

Biometriska data klassas som särskilda kategorier enligt UK GDPR, så det är en bra idé att kontrollera det innan du installerar någon terminal. Kortfattat är att våra enheter inte lagrar foton. En fingeravtryck eller ansiktsbild konverteras till en krypterad mall, och den kan inte återanvändas som en bild.

Arbetarna måste också erbjudas ett alternativ, vilket är anledningen till att alla enheter vi levererar accepterar RFID-kort, taggar eller en PIN som en sekundär metod.

Vanliga frågor

Behöver vi byta ut vårt HR-system?

Nej. Ert HR-system förblir som det är. IdencyTime sitter bredvid och matar in klockuppgifter, så att ert team kan fortsätta använda det system de redan känner till.

Hur lång tid tar installationen?

De flesta installationerna slutförs inom några dagar. Terminalen monteras och ansluts, integrationen konfigureras och medarbetarna registreras i en session.

Vad händer om vår HR-system inte finns med i listan?

IdencyTime erbjuder en dokumenterad API som kan matas in data i de flesta HR-, löne- och specialiserade systemen. Berätta för oss vilka system du använder, så bekräftar vi vad som är möjligt.

Vad händer om internet går ner?

Terminalerna fortsätter att registrera inloggningar lokalt och ladda upp dem när anslutningen återgår, så inga uppgifter går förlorade.

Vet inte hur ert HR-system skulle kunna kopplas samman?

Berätta för oss vilka produkter du använder, så bekräftar vi vad som är möjligt, utan några bindande förpliktelser.

Ta kontakt med oss

IdencyTime – API för tid och närvaro samt T&A-integrationer

Fler detaljer