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    Comment ajouter la fonction d’horodatage biométrique à votre système de gestion des ressources humaines existant

    Ce guide explique comment ajouter l’enregistrement biométrique à votre système de gestion du personnel sans le remplacer. Votre système actuel peut rester exactement comme il est. Ce que vous ajoutez est un terminal mural et un logiciel qui transmet automatiquement les données de l’enregistrement des heures au système de gestion du personnel.

    Cet article traite du problème que la plupart des entreprises tentent de résoudre, ainsi que de la manière dont IdencyTime s’intègre à votre système de gestion des ressources humaines pour y remédier.

    Pourquoi les entreprises s'intéressent au temps de travail biométrique

    La plupart des entreprises disposent déjà d’un système de gestion des ressources humaines avant de se pencher sur l’achat de matériel de comptage de temps. Le problème n’est rarement lié au système de gestion des ressources humaines. C’est plutôt ce qui se passe entre l’arrivée du salarié sur le lieu de travail et le traitement des heures correctement dans le système de paie.

    • Le punching buddy, où un employé enregistre l’entrée ou la sortie d’un collègue
    • Des feuilles de temps manuelles qui dépendent du fait que les employés se souviennent de les remplir avec précision
    • Pas de vue claire de la présence de personnes sur plusieurs sites
    • Les corrections de paie causées par des heures non enregistrées ou contestées
    • Visibilité limitée sur plusieurs sites ou emplacements
    • Le temps passé chaque semaine à rattraper les heures manquantes avant la fermeture de la paie

    Pourquoi l’horodatage intégré de votre système RH n’est pas toujours suffisant

    La plupart des plateformes de gestion des ressources humaines incluent une forme de système de comptage des heures, généralement une application mobile ou un tableau de bord partagé à la porte. Dans un bureau, cela fonctionne bien. Tout le monde dispose d’un téléphone et d’une main libre.

    Il fonctionne moins bien dans un atelier, dans une cuisine ou n'importe où où le personnel porte des gants et des équipements de protection individuelle.

    • Le système de tempsage via des applications suppose que chaque employé dispose d’un téléphone compatible et qu’il soit à l’aise pour l’utiliser.
    • Les gants, les mains mouillées et les équipements de protection individuel ralentissent et rendent les écrans tactiles peu fiables.
    • Un seul tablet partagé à la porte crée des files d'attente lors du changement de service.
    • Les tablettes partagées et les PIN partagés permettent à un employé de s’enregistrer pour un autre employé sans problème.

    Ce n’est pas une faute du système de gestion des ressources humaines. L’affichage des heures de travail est conçu pour les équipes de bureau et fonctionne bien. Une fois que vous disposez d’une grande équipe de front-office, il faut plutôt créer quelque chose qui soit adapté à cet environnement.

    Pourquoi les réparations manuelles et les remplacements complets ne suffisent pas

    Face à cette lacune, la plupart des entreprises tentent l'une des deux solutions, et les deux comportent un coût réel.

    • Exportation et importation manuelle : télécharger un fichier à partir d’un système et le télécharger sur l’autre. C’est lent, sujet à des erreurs et dépend de la mémoire de quelqu’un pour le faire.
    • Remplacer entièrement le système RH : la migration de tout sur une seule plateforme unique. Cela coûte cher et est perturbant ; elle ne corrige rarement le problème de la synchronisation elle-même.

    Ce n'est en réalité ni la solution du problème. Ce qui manque, c'est une façon de conserver le système de gestion des ressources humaines que votre équipe connaît déjà et d'ajouter simplement ce qui manque.

    Comment IdencyTime ajoute l’horodatage biométrique à votre système de gestion du personnel

    IdencyTime Il se situe entre votre terminal de temps et votre système de ressources humaines. Un terminal seul ne stocke que les données sur l’appareil, donc quelque chose doit collecter ces données et les transmettre à votre système de ressources humaines. C’est exactement ce que fait IdencyTime, et c’est ainsi que vous pouvez éviter à la fois une remplacement complet des ressources humaines et une solution de contournement manuelle.

    1. L'employé arrive à son travail. Utilisation de la reconnaissance faciale, de l’empreinte digitale, de la paume ou d’une carte RFID à un terminal sur place
    2. Le record est enregistré instantanément. Tant que le dispositif dispose d'une connexion Internet, le relevé horaire atteint IdencyTime en temps réel.
    3. Les enregistrements sont organisés. IdencyTime regroupe les enregistrements selon l’employé, le département, le périphérique et l’emplacement
    4. Les données apparaissent dans votre système de gestion des ressources humaines. L'importation des données horaires se fait en cinq minutes, prête pour les feuilles de paye et les états de paie.

    Pas de feuilles de calcul, pas de téléchargements manuels et pas de recherche de temps non facturés à la fin du mois.

    Ce dont vous avez besoin pour commencer

    • Un terminal biométrique ou RFID compatible, comme le modèle Uni-Ubi UFace ou les modèles Anviz
    • Une connexion Internet à chaque site, car les terminaux envoient les données via Internet plutôt que via un réseau local
    • Un système de ressources humaines ou de paie qui permet l’intégration, ou tout système qui peut accepter un flux d’API
    • Une courte session d'inscription pour enregistrer vos employés sur le terminal

    L’inscription prend quelques secondes par employé et se fait généralement en une seule session après l’installation du terminal.

    Quels systèmes de gestion des ressources humaines peuvent être connectés

    IdencyTime est déjà connecté aux plateformes suivantes :

    Logo de Cezanne
    logo d'edays
    Logo d'Access Group PeopleHR
    Logo de Cezanne
    Logo d'Access Group PeopleHR

    Utiliser une autre solution ? L’API bidirectionnelle d’IdencyTime peut se connecter à la plupart des logiciels de gestion des ressources humaines, de paie et de gestion de projets.

    Demandez votre intégration RH

    Avantages supplémentaires dès votre connexion

    L’intégration de votre système de temps-décharge à votre système de ressources humaines résout également quelques problèmes que les entreprises ne prévoyaient pas toujours.

    Icône de rapport d'audit Idency

    De nombreux sites réunis dans un même endroit

    Les appareils situés dans différents bâtiments, villes ou pays sont tous rattachés au même compte.

    Vous pouvez filtrer par appareil ou par emplacement, afin que chaque site puisse être consulté séparément ou ensemble.

    reconnaissance faciale

    Reportage en direct sur l’évacuation

    Comme les enregistrements sont instantanément transférés dans le cloud, vous disposez toujours d’une liste complète des personnes présentes sur le site.

    Les gardiens de la sécurité peuvent indiquer aux personnes qu'elles sont en sécurité à l'aide de n'importe quel navigateur, plusieurs gardiens travaillant simultanément sur le même dossier et sans avoir besoin d'un accès plus généralisé au système.

    Accès sécurisé, toujours disponible

    L’authentification à deux facteurs est appliquée sur toute la plateforme, de sorte que vos données restent protégées.

    Le support basé au Royaume-Uni est disponible par téléphone, chat et ticket à tout moment que vous en avez besoin.

    RGPD & Données biométriques

    Les données biométriques sont classées comme des données de catégorie spéciale en vertu du RGPD britannique, donc il est légitime de les vérifier avant d’installer un terminal quelconque. La version courte est que nos appareils ne stockent pas de photos. Une empreinte digitale ou un visage sont convertis en un modèle chiffré, et ils ne peuvent pas être transformés en image.

    Les employés doivent également bénéficier d’une alternative, c’est pourquoi tous les appareils que nous fournissons acceptent les cartes RFID, les tags ou un code PIN comme méthode secondaire.

    Foire aux questions

    Doit-on remplacer notre système de gestion des ressources humaines ?

    Non. Votre système de gestion des ressources humaines reste inchangé. IdencyTime s’y ajoute et fournit les données relatives aux horaires, de sorte que votre équipe puisse continuer à utiliser le système qu’elle connaît déjà.

    Combien de temps dure le processus d’installation ?

    La plupart des installations se déroulent en quelques jours. Le terminal est monté et connecté, l’intégration est configurée et les employés sont inscrits dans une seule session.

    Et si notre système de gestion des ressources humaines n’était pas présent dans la liste ?

    IdencyTime fournit une API documentée permettant de transmettre des données vers la plupart des systèmes de gestion des ressources humaines, de paie et de prestations spécifiques. Informez-nous de vos solutions et nous vérifierons les possibilités.

    Que se passe-t-il si l'Internet tombe en panne ?

    Les terminaux continuent de prendre les données des connexions locales et les téléchargent dès que la connexion est rétablie, de sorte que les données ne sont pas perdues.

    Vous ne savez pas comment votre système de gestion des ressources humaines serait connecté ?

    Dites-nous ce que vous utilisez et nous confirmerons ce qui est possible, sans engagement.

    Contactez-nous

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