Come aggiungere il rilevamento biometrico dell’orario di lavoro al proprio sistema HR esistente

Questa guida spiega come integrare il rilevamento biometrico nel sistema HR senza sostituirlo. Il sistema esistente può rimanere esattamente uguale. L'unico elemento aggiuntivo è un terminale da parete e un software che invia automaticamente i dati relativi al rilevamento biometrico al sistema HR.

Questo articolo affronta il problema che la maggior parte delle aziende cerca di risolvere e come IdencyTime si integra con il sistema HR per risolverlo.

Perché le aziende utilizzano il sistema biometrico per il controllo orario

La maggior parte delle aziende già dispone di un sistema HR prima di iniziare a valutare l’acquisto di hardware per il conteggio delle ore lavorative. Il problema è raramente il sistema HR: è ciò che avviene tra l’arrivo del dipendente sul posto e il corretto inserimento delle ore nel sistema di pagamento.

Buddy punching, ovvero il fatto che un dipendente si presenti o si vada via per conto di un collega
Schede di lavoro manuali che dipendono dal fatto che i dipendenti ricordino di compilarle accuratamente
Non è possibile avere una visione chiara di chi si trovi sul posto in più sedi
Correzioni retributive causate da orari inaccurati o contestati
Visibilità limitata su più siti o località
Tempo speso ogni settimana a inseguire le ore mancanti prima che la busta paga venga chiusa

Perché il cronometraggio integrato del vostro sistema HR non è sempre sufficiente

La maggior parte delle piattaforme HR include una forma di registrazione delle ore, solitamente tramite un'app mobile o un tablet condiviso alla porta. In un ufficio questo funziona bene: tutti hanno un telefono e una mano libera.

Non funziona così bene in un ambiente di produzione, in una cucina o in qualsiasi altro luogo in cui il personale indossi guanti e dispositivi di protezione individuale.

Il sistema di orario tramite app presuppone che ogni dipendente disponga di un telefono compatibile e che sia in grado di utilizzarlo senza problemi.
I guanti, le mani bagnate e le protezioni personali rendono i touchscreen lenti e poco affidabili
Un solo tablet condiviso alla porta crea code durante il cambio turno
I tablet condivisi e i PIN condivisi facilitano l’accesso di un solo dipendente all’altro

Non si tratta di un difetto nel sistema HR. L’app per il monitoraggio delle ore è stata progettata per i team di ufficio e svolge bene il suo compito. Una volta che avrai una grande forza lavoro sul campo, dovrai invece sviluppare qualcosa appositamente per questo ambiente.

Perché i fix manuali e i sostituti completi non sono sufficienti

Di fronte a questo gap, la maggior parte delle aziende tenta una delle due soluzioni, e entrambe comportano costi reali.

Exportazione e importazione manuali: scaricare un file da un sistema e caricarlo nell’altro. È lento, soggetto a errori e richiede che qualcuno ricordi di farlo.
Sostituzione dell'intero sistema HR: trasformare tutto in una piattaforma unica e completa. Questo è costoso e risulta essere un problema molto fastidioso, e raramente risolve il problema del cronometraggio da solo.

Nessuno di questi sistemi risolve effettivamente il problema. Ciò che manca è un modo per mantenere il sistema HR che il tuo team già conosce e aggiungerne semplicemente quello che manca.

Come IdencyTime aggiunge il cronometraggio biometrico al tuo sistema HR

IdencyTime si trova tra il terminale di registrazione e il sistema HR. Un terminale da solo memorizza i dati sul dispositivo, quindi qualcosa deve raccogliere tali dati e inviarli al sistema HR. Questo è esattamente il compito svolto da IdencyTime, e così si evita sia una completa sostituzione del sistema HR che una soluzione alternativa manuale.

L'impiegato entra in servizio. Utilizzando il riconoscimento facciale, l’impronta digitale, il palmo della mano o una carta RFID in un terminale presente sul posto
Il record viene registrato istantaneamente. Fino a quando il dispositivo dispone di una connessione internet, il registro orario raggiunge IdencyTime in tempo reale
I record vengono organizzati. IdencyTime raggruppa i dati in base a dipendente, reparto, dispositivo e luogo di lavoro
I dati vengono visualizzati nel vostro sistema HR. L'importazione dei dati orari avviene in cinque minuti, pronta per essere utilizzata nei report delle ore lavorate e nella liquidazione dei salari.

Nessun foglio di calcolo, nessun caricamento manuale e nessun problema a ritrovare le ore mancanti alla fine del mese.

Cosa è necessario per iniziare

Un terminal biometrico o RFID compatibile, come l'Uni-Ubi UFace o la gamma Anviz
Una connessione internet in ogni sito, poiché i terminali inviano i dati tramite Internet anziché tramite una rete locale
Un sistema HR o di payroll che supporti l'integrazione, o qualsiasi sistema che possa accettare un feed tramite API
Una breve sessione di iscrizione per registrare i vostri dipendenti sul terminale

La registrazione richiede pochi secondi per ogni dipendente e di solito avviene in una sola sessione dopo l’installazione del terminale.

Quali sistemi HR possono essere collegati

IdencyTime già è collegato alle seguenti piattaforme:

Usare un altro sistema? L’API bidirezionale di IdencyTime può connettersi alla maggior parte dei sistemi HR, di payroll e di software personalizzati.

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Benefici aggiuntivi una volta connessi

Collegare il sistema di rilevazione orario al sistema HR risolve anche alcuni problemi che le aziende non sempre prevedono.

Múltipli siti in un unico luogo

I dispositivi presenti in diversi edifici, città o paesi sono tutti collegati allo stesso account.

È possibile filtrare per dispositivo o per località, così ogni sito può essere visualizzato singolarmente o insieme.

Reportage sulla evacuazione in diretta

Poiché i registri raggiungono il cloud immediatamente, avrai sempre a disposizione una lista aggiornata dei presenti sul posto.

I vigili del fuoco possono classificare le persone come sicure da qualsiasi browser, poiché diversi vigili lavorano contemporaneamente su un unico rapporto e non è necessario alcun accesso al sistema più ampio.

Accesso sicuro, sempre supportato

L'autenticazione a due fattori è implementata su tutta la piattaforma, per garantire la protezione dei tuoi dati.

Il supporto basato nel Regno Unito è disponibile per telefono, chat e ticket ogni volta che ne avete bisogno.

GDPR e Dati biometrici

I dati biometrici sono classificati come dati di categoria speciale ai sensi del GDPR del Regno Unito, quindi è una buona idea verificarne la compatibilità prima di installare qualsiasi terminale. In breve, i nostri dispositivi non memorizzano fotografie. Un’impronta digitale o un volto vengono convertiti in un modello crittografato e non possono essere ricondotti all’immagine originale.

Ai dipendenti devono inoltre essere offerti altri sistemi di pagamento, motivo per cui tutti i dispositivi che forniamo accettano le carte RFID, i tag o un PIN come metodo secondario.

Domande frequenti

Dobbiamo sostituire il nostro sistema HR?

No. Il vostro sistema HR rimane uguale. IdencyTime si integra con esso e fornisce i dati relativi all’orologio, così il vostro team può continuare a utilizzare il sistema che già conosce.

Quanto tempo impiega l'installazione?

La maggior parte delle installazioni si avvia entro pochi giorni. Il terminale viene montato e collegato, l'integrazione viene configurata e i dipendenti vengono iscritti in una sola sessione.

E se il nostro sistema HR non fosse presente nell’elenco?

IdencyTime fornisce un API documentato che consente di integrare i dati in quasi tutti i sistemi HR, di payroll e di gestione dei rapporti con i clienti. Spiegaci quali sistemi utilizzi e verificheremo quali funzionalità sono possibili.

Cosa succede se crolla Internet?

I terminali continuano a registrare le entrate locali e le caricano una volta che la connessione ritorna, quindi non vengono persi i dati.

Non so come collegare il vostro sistema HR?

Diteci cosa utilizzate e vi confermeremo quali sono le possibilità, senza alcun obbligo.

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