Como adicionar tempo de presença biométrico ao seu sistema de RH existente

Este guia explica como adicionar o registro biométrico ao seu sistema de RH sem precisar substituí-lo. Seu sistema existente permanece exatamente como está. O que você adiciona é um terminal na parede e um software que envia automaticamente os registros de tempo para o seu sistema de RH.

Este artigo aborda o problema que a maioria das empresas procura resolver e como a IdencyTime se conecta ao seu sistema de RH para solucioná-lo.

Por que as empresas utilizam o sistema de registro biométrico

A maioria das empresas já possui um sistema de recursos humanos antes de começar a procurar hardware para registro de horas de trabalho. O problema raramente está no sistema de recursos humanos. É o que acontece entre o momento em que o funcionário chega no local e a verificação da hora efetiva no sistema de folha de pagamento.

Buddy punching, ou "punching de amigo", quando um funcionário registra a entrada ou saída de um colega
Folhetos de horas manuais que dependem de que os funcionários se lembrem de preencher com precisão
Não há visão clara de quem está no local em vários locais
Correções no pagamento de salários causadas por horas trabalhadas incorretas ou contestadas
Visibilidade limitada em vários sites ou locais
Tempo gasto toda semana atrás de horas perdidas antes do fechamento da folha de pagamento

Por que o cronometrador integrado do seu sistema de RH nem sempre é suficiente

A maioria das plataformas de RH inclui algum tipo de sistema de registro de tempo, geralmente um aplicativo móvel ou um tablet compartilhado na entrada. Em um escritório, isso funciona bem. Todos têm um telefone e uma mão livre.

Não funciona tão bem em uma fábrica, em uma cozinha ou em qualquer outro lugar onde a equipe use luvas e equipamentos de proteção individual.

O sistema de horário baseado em aplicativos pressupõe que todos os funcionários tenham um telefone compatível e se sintam confortáveis com o uso dele.
Guants, mãos molhadas e EPIs fazem com que os ecrãs sensíveis ao toque sejam lentos e pouco fiáveis.
Um único tablet compartilhado na entrada cria filas na mudança de turno
Os tablets compartilhados e os PINs compartilhados facilitam que um funcionário possa registrar a entrada do outro.

Isso não é um defeito no sistema de RH. O sistema de tempo de trabalho dos aplicativos foi desenvolvido para equipes de escritório e cumpre bem essa função. Uma vez que você tenha uma grande equipe de funcionários de linha de frente, você precisa desenvolver algo específico para esse ambiente.

Por que as soluções manuais e as substituições completas não são suficientes

Diante dessa lacuna, a maioria das empresas tenta fazer uma das duas coisas, e ambas têm um custo real.

Exportação e importação manuais: downloadar um arquivo de um sistema e carregá-lo no outro. É lento, propenso a erros e depende de alguém se lembrar de fazer isso.
Reemplacendo o sistema de RH por completo: transferir tudo para uma única plataforma integrada. Isso é caro e disruptivo e raramente resolve o problema do cronometramento sozinho.

Nenhum deles resolve realmente o problema. O que falta é uma forma de manter o sistema de RH que a sua equipe já conhece e simplesmente adicionar o que falta.

Como o IdencyTime adiciona o cronometração biométrica ao seu sistema de RH

IdencyTime situa-se entre o seu terminal de registro de horas e o seu sistema de recursos humanos. Um terminal por si só só armazena registros no dispositivo; portanto, algo precisa coletar esses registros e transmiti-los para o seu sistema de recursos humanos. Esse é exatamente o trabalho que o IdencyTime realiza, e é assim que você evita tanto uma substituição completa do sistema de recursos humanos quanto uma solução manual.

O funcionário entra no trabalho. Utilizando reconhecimento facial, impressão digital, palma da mão ou um cartão RFID em um terminal no local
O registro é capturado instantaneamente. Desde que o dispositivo tenha conexão com a internet, o registro do relógio chega ao IdencyTime em tempo real.
Os registros são organizados. O IdencyTime agrupa os registros por funcionário, departamento, dispositivo e localização.
Os dados aparecem no seu sistema de RH. O registro de horas importadas é feito em até cinco minutos, pronto para serem incluídos em fichas de horas e no sistema de folha de pagamento.

Sem planilhas, sem upload manual e sem ter que procurar horas que faltam no final do mês.

O que você precisa para começar

Um terminal biométrico ou RFID compatível, como o Uni-Ubi UFace ou a linha Anviz
Uma conexão à internet em cada site, pois os terminais enviam registros pela internet em vez de uma rede local
Um sistema de RH ou de folha de pagamento que suporte a integração, ou qualquer sistema que possa aceitar um feed de API
Uma breve sessão de inscrição para registar os seus funcionários no terminal

O cadastro leva alguns segundos por funcionário e geralmente é feito em uma única sessão após a instalação do terminal.

Quais sistemas de RH podem ser conectados

O IdencyTime já se conecta às seguintes plataformas:

Usando algo diferente? A API bidirecional da IdencyTime pode se conectar à maioria dos sistemas de recursos humanos, folha de pagamento e softwares personalizados.

Solicite a sua Integração de RH

Benefícios adicionais após a conexão

Conectar o sistema de registro de tempo ao seu sistema de recursos humanos também resolve alguns problemas que as empresas nem sempre esperam.

Múltiplos sites num só lugar

Dispositivos em diferentes edifícios, cidades ou países todos alimentam a mesma conta.

Você pode filtrar por dispositivo ou localização, de modo que cada site possa ser visto separadamente ou todos juntos.

Relatórios em tempo real sobre evacuação

Como os registros são enviados instantaneamente para a nuvem, você sempre terá uma lista atualizada de quem está no local.

Os guardas de incêndio podem marcar pessoas como seguras em qualquer navegador, com vários guardas trabalhando no mesmo relatório de uma só vez e sem necessidade de acesso a sistemas mais amplos.

Acesso seguro, sempre disponível

A autenticação de dois fatores é implementada em toda a plataforma, para que seus dados permaneçam protegidos.

O suporte baseado no Reino Unido está disponível por telefone, chat e ticket sempre que você precisar.

GDPR e Dados Biométricos

Os dados biométricos são classificados como dados de categoria especial nos termos do RGPD do Reino Unido, pelo que é aconselhável verificar isso antes de instalar qualquer terminal. A versão curta é que os nossos dispositivos não armazenam fotografias. Uma impressão digital ou uma imagem facial são convertidas numa plantilla criptografada e não podem ser convertidas de volta em uma imagem.

Os funcionários também devem ter acesso a uma alternativa, razão pela qual todos os dispositivos que fornecemos aceitam cartões RFID, etiquetas ou um PIN como método secundário.

Perguntas Frequentes

Precisamos substituir nosso sistema de RH?

Não. Seu sistema de recursos humanos permanece como está. O IdencyTime fica ao lado dele e alimenta os registros de relógio, portanto sua equipe continua usando o sistema que já conhece.

Quanto tempo leva a instalação?

A maioria das instalações é concluída em poucos dias. O terminal é montado e conectado, a integração é configurada e os funcionários são cadastrados em uma única sessão.

E se nosso sistema de RH não estiver listado?

A IdencyTime fornece uma API documentada que permite alimentar os dados em sistemas de RH, folha de pagamento e outros sistemas específicos. Conte-nos quais são os seus sistemas e nós confirmaremos o que é possível.

O que acontece se a internet ficar offline?

Os terminais continuam a registar as entradas locais e as carregam para o servidor assim que a ligação voltar a estar disponível, de forma a não perderem os registos.

Não tenho certeza de como seu sistema de RH se conectaria?

Diga-nos o que você usa e nós confirmaremos o que é possível, sem nenhuma obrigação.

Entre em contacto

IdencyTime – API de Gestão de Tempos e Assiduidade e Integrações T&A

Mais detalhes