×
Home / Kennisbank / Biometrische HR-integraties / HR-software vs tijdregistratie-software: wat is het verschil?

    HR-software vs tijdregistratie-software: wat is het verschil?

    HR-software en tijdregistratie-software worden vaak verward. Veel bedrijven kopen een van beide, omdat ze denken dat het de andere functie ook kan uitvoeren. Het verschil is eenvoudiger dan het lijkt. HR-software houdt bij wie uw medewerkers zijn. Tijdregistratie-software registreert wanneer ze daadwerkelijk hebben gewerkt.

    De meeste bedrijven met personeel op uurbasis of in ploegendiensten hebben beide nodig. In dit artikel wordt uitgelegd wat elk van deze systemen doet, waar ze elkaar overlappen en hoe u kunt bepalen wat u nodig hebt.

    Wat HR-software doet

    HR-software is de centrale gegevensbank van uw medewerkers. Hierin worden gegevens over werknemers, contracten en documenten opgeslagen en worden de processen die te maken hebben met het arbeidsrecht afgehandeld.

    Typische kenmerken zijn onder andere:

    • Persoonsgegevens van werknemers en documenten opslaan
    • Beheer van verlof en afwezigheid, inclusief aanvragen en goedkeuringen voor vakanties
    • Introductie en afscheiding
    • Prestatiebeoordelingen en beoordelingen
    • Rapporteren over personeelsbestand, omzet en verzuim
    • Payroll, op sommige platforms

    Voorbeelden in het Verenigd Koninkrijk zijn onder andere: PeopleHR, Salie HR, Cezanne HR en edagen.

    Als u de functiebevoegdheid, startdatum, resterende vakantievergoeding of lijnmanager van iemand wilt weten, dan staat deze informatie in uw HR-systeem.

    Welke Time & Attendance Software past bij uw bedrijf?

    Time and attendance software registreert de uren die werknemers daadwerkelijk werken. Het registreert inkomende en uitgaande data en zet deze om in uren die de payroll kan gebruiken.

    Typische kenmerken zijn onder andere:

    • Het registreren van in- en uitgangen, meestal via een terminal, app of kaart
    • Het berekenen van gewerkte uren, inclusief nachtdiensten
    • Het toepassen van ploegendienstpatronen en werkregels
    • Automatische pauzeaftrek
    • Berekeningen voor overwerk en te laat komen
    • Tijdregistratie voor payroll opstellen

    Als u wilt weten of iemand dinsdag 15 minuten te laat was of hoeveel overuren hij/zij afgelopen maand heeft gewerkt, dan staat dat in uw tijdregistratie- en aanwezigheidsysteem.

    Waar de twee elkaar overlappen

    Hier begint de verwarring. De meeste moderne HR-systemen bevatten een vorm van tijdregistratie, meestal een mobiele app of een gedeelde tablet bij de deur. Daarom gaan veel bedrijven ervan uit dat hun HR-systeem al tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie biedt.

    Voor een kantoorpersoneel is dat vaak het geval. Iedereen heeft een telefoon, de werktijden zijn over het algemeen consistent en niemand wacht om in te checken.

    Het werkt minder goed als je een grote frontlinie-werkkracht hebt:

    • App-klokkenwerk houdt in dat elke medewerker een compatibele telefoon op kantoor meedraagt.
    • Handschoenen, natte handen en persoonlijke beschermingsmiddelen zorgen ervoor dat touchscreendisplays traag en onbetrouwbaar zijn.
    • Een enkele gedeelde tablet zorgt voor een wachtrij bij het wisselen van ploeg.
    • Gedeelde pincodes maken het voor één persoon gemakkelijk om in te loggen voor een andere persoon.
    • Complexe werktijdenpatronen, nachtdiensten en overurenregels zijn vaak te ingewikkeld voor een standaard uurrooster.

    Dit is geen fout in het HR-systeem. Het bijhouden van werktijden is slechts een klein onderdeel van wat deze platforms zijn ontworpen om te doen, en voor veel van hun klanten is dit voldoende.

    Vergelijken van de twee

    HR-softwareTijdregistratiesoftware
    Persoonsgegevens en documenten van werknemers✔✗
    Vraagstukken rond vakantie en goedkeuring✔Soms
    Introductie en prestaties✔✗
    Het registreren van in- en uitgangenBasis✔
    Complexe verschuifpatronen✗✔
    Overnachtend dienstvervangend werk✗✔
    Automatische pauzeaftrek✗✔
    Berekeningen voor overwerk en te laat komenBasis✔
    Biometrische tijdregistratie✗✔
    Tijdregistraties voor salarisadministratieSoms✔

    Hebt u beide nodig?

    Dat is niet het geval bij alle bedrijven. Gebruik dit als een ruwe gids.

    Uw HR-systeem is waarschijnlijk voldoende als

    • De meeste van uw medewerkers krijgen een salaris, in plaats van urenloon.
    • De werktijden zijn consistent en worden zelden betwist.
    • Iedereen werkt vanuit een kantoor of aan een bureau.
    • Je hebt geen werktijdenpatronen, werkt overdag of werkt regelmatig overuren

    U heeft waarschijnlijk behoefte aan een specifieke tijd- en aanwezigheidssoftware als

    • De medewerkers worden per uur betaald, dus elke opgeteld minuut heeft invloed op het salaris.
    • Je werkt in ploegen, overnachtingsdiensten of reguliere overuren.
    • Medewerkers mogen geen persoonlijke telefoon gebruiken om hun aanwezigheid te registreren, bijvoorbeeld op een fabrieksterrein of in een winkel.
    • Buddy-punching is een bekend probleem of een reëel risico
    • U werkt op meerdere locaties en moet zien wie er op locatie aanwezig is
    • Het is regelmatig nodig om de loonadministratie na verloop van tijd te corrigeren.

    Wat gebeurt er als ze gescheiden zijn?

    Als je beide systemen gebruikt, moeten de twee systemen met elkaar communiceren. Zonder dat is er iemand die de uren van het ene systeem moet exporteren naar het andere en die uren vervolgens elke loonperiode opnieuw moet invoeren.

    Dat creëert de problemen die de software bedoeld is om te verwijderen:

    • Handmatig werk bij elke salarisberekening
    • Fouten bij het kopiëren van gegevens tussen systemen
    • Persoonsgegevens van werknemers worden op twee plaatsen bewaard en verhuizen langzaam uit elkaar.
    • Vertragingen wanneer de uren te laat aankomen om de salarisadministratie op tijd te kunnen afsluiten

    Hoe de twee samenwerken

    In de praktijk hoeven de twee systemen niet apart te werken. Door ze te verbinden, worden de tijdregistraties automatisch doorgestuurd naar uw HR-systeem, zodat uuren automatisch binnenkomen zonder dat iemand ze handmatig invoert.

    We bieden twee opties aan, afhankelijk van wat u al hebt:

    • IdencyTime: verzamelt klokgegevens van biometrische en RFID-terminals en voedt deze door naar het HR-systeem dat u al gebruikt. Uw HR-systeem blijft precies hetzelfde.
    • Go2Clock: stand-alone tijd- en aanwezigheidssoftware met eigen rapportage, ploegschema's en verlofbeheer, voor bedrijven die volledige tijdregistratie en aanwezigheidsbeheer op één plek nodig hebben

    Als u al een HR-systeem heeft, is IdencyTime meestal het startpunt.

    Bekijk onze HR-integraties

    Veelgestelde vragen

    Werkte mijn HR-systeem al met tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie?

    De meeste systemen omvatten een vorm van tijdregistratie, meestal via een app of een gedeeld tablet. Of dat voldoende is, hangt af van hoe uw medewerkers werken. Het past goed bij kantoorteams, maar heeft het moeilijk met medewerkers op de frontlinie, ploegpatronen en regels voor overwerk.

    Kan ik tijd- en aanwezigheidssoftware gebruiken zonder HR-software?

    De meeste installaties zijn binnen enkele dagen klaar. De terminal wordt gemonteerd en aangesloten, de integratie wordt geconfigureerd en de medewerkers worden ingeschreven in één sessie.

    Wat moet ik eerst kopen als ik beide nodig heb?

    Doorgaans is het HR-systeem verantwoordelijk voor het bijhouden van de gegevens van uw medewerkers. U kunt vervolgens tijdregistratie toevoegen en deze koppelen aan het HR-systeem.

    Heb ik twee afzonderlijke leveranciers nodig?

    Niet per se. Je HR-platform en je tijd- en aanwezigheidsysteem kunnen van verschillende leveranciers komen en toch samenwerken, mits ze verbonden kunnen worden.

    Ik weet niet hoe uw HR-systeem zou aansluiten?

    Vertel ons wat u gebruikt en wij zullen u bevestigen wat mogelijk is, zonder verplichting.

    Neem contact op

    Verwante producten

    Uni-Ubi UFace 5 product afbeelding

    IdencyTime – Tijd- en aanwezigheids-API en T&A-integraties

    Meer details
    Uni-Ubi UFace 5 product afbeelding

    Go2Clock Cloud Gehost Tijdregistratiesysteem

    Meer details

    In goed gezelschap: enkele klanten van Idency