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    Software de RH vs Software de Relacionamento e Acompanhamento de Tempo: Qual a diferença?

    O software de RH e o software de tempo e ponto são frequentemente confundidos, e muitas empresas compram um sem saber que o outro serve para o outro. A diferença é mais simples do que parece. O software de RH controla quem são seus funcionários. O software de tempo e ponto registra quando eles realmente trabalharam.

    A maioria das empresas que possuem equipes com horários ou turnos termina por precisar de ambas. Este artigo explica o que cada uma faz, onde elas se sobrepõem e como determinar quais recursos são necessários.

    O que o software de RH faz

    O software de RH é o registro central de seus funcionários. Ele contém dados de funcionários, contratos e documentos e gerencia os processos relacionados ao emprego.

    Características típicas incluem:

    • Registros de funcionários e armazenamento de documentos
    • Gestão de afastamentos e ausências, incluindo pedidos de férias e aprovações
    • Abertura e encerramento de sessões
    • Avaliações de desempenho e avaliação
    • Relatórios sobre o número de funcionários, o volume de negócios e as ausências
    • Folha de pagamento, em algumas plataformas

    Exemplos comuns no Reino Unido incluem: PeopleHR, Sage HR, Cezanne HR e edays.

    Se você precisar saber o título do cargo, a data de início do trabalho, o número de dias de folga remanescentes ou o supervisor, isso está disponível no seu sistema de recursos humanos.

    Que software de horário e presença você usa?

    O software de tempo e ponto registra as horas que as pessoas realmente trabalham. Ele coleta os dados de entrada e saída e os transforma em horas que a folha de pagamento pode utilizar.

    Características típicas incluem:

    • Captura de entradas e saídas de horário, geralmente a partir de um terminal, aplicativo ou cartão
    • Calcular horas trabalhadas, incluindo turnos noturnos
    • Aplicação de rotinas de trabalho e regras de funcionamento
    • Descontos automáticos de pausas
    • Calculos de horas extras e atrasos
    • Preparação de fichas de horas para folha de pagamento

    Se você precisa saber se alguém chegou 15 minutos atrasado na terça-feira ou quanto tempo de trabalho extra eles trabalharam no mês passado, isso está no seu sistema de tempo e presença.

    Onde os dois se sobrepõem

    É aqui que começa a confusão. A maioria das plataformas modernas de RH inclui algum tipo de sistema de registro de horas, geralmente um aplicativo móvel ou um tablet compartilhado na entrada. Por isso, muitas empresas assumem que seu sistema de RH já cobre o registro de tempo e de presença.

    Para uma equipe de escritório, isso geralmente acontece. Todos têm um telefone, os horários são basicamente consistentes e ninguém está aguardando para entrar no horário.

    Funciona menos bem quando você possui uma força de trabalho grande na linha de frente:

    • O sistema de gerenciamento de tempo por aplicativo exige que todos os funcionários tenham um telefone compatível no trabalho.
    • Guants, mãos molhadas e EPIs fazem com que os ecrãs sensíveis ao toque sejam lentos e pouco fiáveis.
    • Um único tablet compartilhado cria uma fila na mudança de turno
    • Os PINs compartilhados facilitam que uma pessoa registre a entrada da outra
    • Os padrões de plantão complexos, os turnos noturnos e as regras de horas extras frequentemente excedem o que um módulo básico de horário de trabalho consegue lidar.

    Isso não é um defeito no sistema de RH. O registro de horas é apenas uma pequena parte do que essas plataformas foram construídas para fazer, e para muitos de seus clientes, isso já é suficiente.

    Comparando os dois

    Software de Recursos HumanosSoftware de Gestão de Tempos e Assiduidade
    Registros e documentos dos funcionários✔✗
    Solicitações e aprovações de férias✔Às vezes
    A integração e o desempenho✔✗
    Registro de entrada e saídaBásico✔
    Modelos de mudança complexos✗✔
    Manutenção de turnos noturnos✗✔
    Descontos automáticos de pausas✗✔
    Calculos de horas extras e atrasosBásico✔
    Contagem biológica✗✔
    Relatórios de tempo elaborados para fins de folha de pagamentoÀs vezes✔

    Você precisa de ambos?

    Nem todos os negócios fazem isso. Use isso como um guia aproximado.

    Seu sistema de RH provavelmente é suficiente

    • A maioria de sua equipe recebe remuneração mensal, em vez de receber pagamento por hora.
    • As horas de trabalho são consistentes e raramente contestadas
    • Todos trabalham em um escritório ou em uma mesa.
    • Você não tem rotinas de trabalho, não trabalha durante a noite nem faz horas extras regulares.

    Você provavelmente precisa de um software de tempo e presença dedicado se

    • Os funcionários recebem salário por hora, portanto cada minuto registrado afeta o pagamento.
    • Você executa rotinas de trabalho, turnos noturnos ou horas extras regulares
    • Os funcionários não podem usar um telefone pessoal para registrar suas horas de trabalho, por exemplo, em uma fábrica ou loja.
    • O empurrão do colega é um problema conhecido ou um risco real
    • Você opera em vários locais e precisa saber quem está lá
    • Os salários precisam ser corrigidos regularmente após a ocorrência do fato.

    O que acontece quando eles estão separados

    Se você executa ambos os sistemas, os dois precisam conversar entre si. Sem isso, alguém precisa exportar horas de um sistema para o outro a cada período de pagamento.

    Isso cria os problemas que o software foi concebido para eliminar:

    • Trabalho manual em cada execução de folha de pagamento
    • Erros decorrentes da cópia de dados entre sistemas
    • Os registros dos funcionários estão armazenados em dois lugares e estão se afastando lentamente um do outro
    • Dificuldades quando as horas chegam muito tarde para que o pagamento seja encerrado no prazo.

    Como os dois funcionam juntos

    Os dois sistemas não precisam ser separados na prática. Conectar os sistemas significa que os registros de tempo são automaticamente enviados para o seu sistema de RH, de modo que as horas chegam sem que ninguém as mova manualmente.

    Oferecemos duas opções, dependendo do que você já possui:

    • IdencyTime: recebe os registros de tempo dos terminais biométricos e RFID e os alimenta no sistema de RH que você já utiliza. Seu sistema de RH permanece exatamente como está.
    • Go2Clock: software de tempo e ponto autônomo com relatórios próprios, modelos de plantão e gestão de férias, para empresas que precisam de gestão de ponto e tempo em um único lugar

    Se você já possui um sistema de RH, o IdencyTime geralmente é o ponto de partida.

    Consulte nossas integrações com recursos humanos

    Perguntas Frequentes

    Meu sistema de RH já realiza o registro de tempo e faltas?

    A maioria deles inclui algum tipo de sistema de registro de horário, geralmente por meio de um aplicativo ou de um tablet compartilhado. Se isso for suficiente depende da forma como sua equipe trabalha. É adequado para equipes de escritório, mas costuma apresentar dificuldades com funcionários de linha de frente, padrões de trabalho por turnos e regras sobre horas extras.

    Posso usar um software de tempo e ponto sem um software de RH?

    A maioria das instalações é concluída em poucos dias. O terminal é montado e conectado, a integração é configurada e os funcionários são cadastrados em uma única sessão.

    O que devo comprar primeiro se precisar de ambos?

    Normalmente, o sistema de RH é responsável por manter os registros dos funcionários. O sistema de tempo e ponto pode então ser integrado a ele.

    Preciso de dois fornecedores separados?

    Não necessariamente. Sua plataforma de recursos humanos e seu sistema de tempo e frequência podem vir de fornecedores diferentes e ainda funcionar em conjunto, desde que possam ser conectados.

    Não tenho certeza de como seu sistema de RH se conectaria?

    Diga-nos o que você usa e nós confirmaremos o que é possível, sem nenhuma obrigação.

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