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    Logiciel de gestion des ressources humaines vs logiciel de contrôle de présence : quelle est la différence ?

    Les logiciels de ressources humaines et les logiciels de temps et de présence sont souvent confondus ; de nombreuses entreprises achètent l’un sans savoir que celui-ci couvre l’autre. La différence est plus simple qu’elle n’y paraît. Les logiciels de ressources humaines indiquent qui sont vos employés. Les logiciels de temps et de présence enregistrent le temps passé réellement par ces derniers.

    La plupart des entreprises qui ont du personnel à horaires fixes ou selon des quarts finissent par avoir besoin des deux. Cet article explique ce que chacun de ces systèmes fait, où ils se recoupent et comment déterminer ce dont vous avez besoin.

    Quels logiciels de gestion des ressources humaines existe-t-il ?

    Le logiciel de gestion des ressources humaines est le registre central de vos collaborateurs. Il contient les données des employés, les contrats et les documents, et gère les processus liés à l’emploi.

    Les caractéristiques typiques comprennent :

    • Traitement des dossiers des employés et stockage des documents
    • Gestion des congés et des absences, y compris les demandes de congés et leur validation
    • Intégration et désintégration
    • Évaluations de performance et évaluations
    • Rapports sur le nombre d’employés, le chiffre d’affaires et les absences
    • Traitement de paie, sur certaines plateformes

    Des exemples courants dans le Royaume-Uni comprennent : PeopleHR, Sage RH, Cezanne HR et jours d'e.

    Si vous avez besoin de connaître le titre de cette personne, sa date de début de travail, son nombre de jours de congé restants ou son responsable hiérarchique, renseignez-vous dans votre système de gestion des ressources humaines.

    Quel logiciel de temps de présence utilisez-vous ?

    Le logiciel de temps et de présence enregistre les heures de travail effectives des employés. Il collecte les données relatives à l’entrée et à la sortie et les transforme en heures que le service administratif peut utiliser.

    Les caractéristiques typiques comprennent :

    • Enregistrer les heures d’entrée et de sortie, généralement à partir d’un terminal, d’une application ou d’une carte
    • Calcul des heures de travail, y compris les quarts de nuit
    • Application des schémas de travail et des règles de travail
    • Déductions automatiques pour les pauses
    • Calculs relatifs au temps supplémentaire et au retard
    • Préparation des feuilles de temps pour la paie

    Si vous devez savoir si quelqu’un est arrivé 15 minutes en retard mardi, ou combien d’heures supplémentaires il a travaillé le mois dernier, cela se trouve dans votre système de temps de présence.

    Où se recoupent les deux

    C’est là que commence la confusion. La plupart des plateformes modernes de gestion des ressources humaines incluent une forme de système de comptage des heures, généralement une application mobile ou un tableau de bord partagé à l’entrée. En conséquence, de nombreuses entreprises supposent que leur système de gestion des ressources humaines couvre déjà le temps de travail et l’utilisation des appareils.

    Pour une équipe de bureau, c'est souvent le cas. Tout le monde dispose d'un téléphone, les horaires sont généralement les mêmes et personne n'attend en queue pour s'enregistrer.

    Cela fonctionne moins bien lorsque vous disposez d'une grande équipe de front ligne :

    • Le système d'horodatage des applications suppose que chaque employé porte un téléphone compatible au travail.
    • Les gants, les mains mouillées et les équipements de protection individuel ralentissent et rendent les écrans tactiles peu fiables.
    • Un seul tablet partagé crée une file lors du changement de service.
    • Les PIN partagés permettent à une personne de s’enregistrer pour l’autre sans problème.
    • Les schémas de travail complexes, les quarts de nuit et les règles relatives aux heures supplémentaires vont souvent au-delà des capacités d’un module de gestion de l’horaire de base.

    Ce n’est pas une faute du système RH. Le contrôle des heures de travail n’est qu’une petite partie des fonctions que ces plateformes sont censées accomplir, et pour beaucoup de leurs clients, cela suffit.

    Comparaison des deux

    Logiciel RHLogiciel de gestion des temps et des activités
    Fiche de paie et documents✔✗
    Demandes de vacances et approbation✔Parfois
    Intégration et performance✔✗
    Enregistrement des entrées et sorties horairesBasique✔
    Modèles de décalage complexes✗✔
    Travail de nuit✗✔
    Déductions automatiques pour les pauses✗✔
    Calculs relatifs au temps supplémentaire et au retardBasique✔
    Horloge biométrique✗✔
    Fichiers horaires préparés pour la paieParfois✔

    Doit-on avoir les deux ?

    Ce n'est pas le cas de toutes les entreprises. Utilisez cette information comme guide général.

    Votre système de gestion des ressources humaines est probablement suffisant si

    • La plupart de votre personnel est rémunéré au salaire mensuel plutôt qu'en fonction de la durée de travail.
    • Les horaires de travail sont cohérents et rarement contestés
    • Tout le monde travaille dans un bureau ou à une table.
    • Vous n'avez pas de horaires de travail décalés, de travail nocturne ou de travail supplémentaire régulier.

    Vous avez probablement besoin d'un logiciel de temps et présence dédié si

    • Le personnel est rémunéré par heure, donc chaque minute enregistrée influence le salaire.
    • Vous gérez les horaires de travail, les quarts de nuit ou les heures supplémentaires régulières
    • Le personnel ne peut pas utiliser un téléphone personnel pour enregistrer son temps de travail, par exemple dans un entrepôt ou un atelier de fabrication.
    • Le punchage par des amis est un problème connu ou un risque réel
    • Vous gérez plusieurs sites et vous devez savoir qui se trouve sur chaque site.
    • Les données de paie doivent régulièrement être corrigées après la facturation.

    Que se passe-t-il lorsqu'ils sont séparés ?

    Si vous utilisez les deux systèmes, ils doivent communiquer entre eux. Sans cela, quelqu'un devra exporter les heures depuis l'un et les importer dans l'autre à chaque période de paiement.

    Cela crée les problèmes que le logiciel était censé éliminer :

    • Travail manuel pour chaque exécution de la paie
    • Erreurs liées à la copie de données entre les systèmes
    • Les dossiers des employés sont conservés dans deux endroits et s'éloignent l'un de l'autre lentement.
    • Des retards lorsque les heures arrivent trop tard pour que la paie puisse être clôturée dans les délais.

    Comment les deux fonctionnent ensemble

    Ces deux systèmes n’ont pas besoin d’être séparés en pratique. Leur connexion signifie que les données relatives aux heures de travail sont automatiquement importées dans votre système de gestion des ressources humaines, de sorte que les heures soient enregistrées automatiquement sans que personne n’en fasse manuellement le mouvement.

    Nous proposons deux options selon ce que vous possédez déjà :

    • IdencyTime: recueille les données horaires des terminaux biométriques et RFID et les transmet au système de gestion des ressources humaines que vous utilisez déjà. Votre système de gestion des ressources humaines reste exactement comme il est.
    • Go2Clock: Logiciel de temps et présence autonome avec ses propres fonctionnalités de reporting, de gestion des horaires et des congés, destiné aux entreprises ayant besoin d’un système de temps et présence complet.

    Si vous disposez déjà d’un système de gestion des ressources humaines, IdencyTime constitue généralement le point de départ.

    Consultez nos intégrations en matière de ressources humaines

    Foire aux questions

    Mon système de gestion des ressources humaines gère déjà le temps de travail et l'horaire de présence ?

    La plupart comprennent une forme de gestion du temps, généralement via une application ou un tableau de bord partagé. La pertinence de cette solution dépend de la manière dont votre personnel travaille. Elle convient bien aux équipes de bureau, mais présente des difficultés avec le personnel de première ligne, les horaires de travail et les règles relatives aux heures supplémentaires.

    Est-ce que je peux utiliser un logiciel de temps et de présence sans logiciel de gestion des ressources humaines ?

    La plupart des installations se déroulent en quelques jours. Le terminal est monté et connecté, l’intégration est configurée et les employés sont inscrits dans une seule session.

    Que dois-je acheter d’abord si j’ai besoin des deux ?

    Souvent, le système de gestion des ressources humaines héberge les données des employés. L’horodatage et l’enregistrement des heures de travail peuvent alors être ajoutés et intégrés à ce système.

    Dois-je avoir deux fournisseurs séparés ?

    Pas nécessairement. Votre plateforme de gestion des ressources humaines ainsi que votre système de temps et de présence peuvent provenir de fournisseurs différents et continuer à fonctionner ensemble, à condition qu'ils soient connectés.

    Vous ne savez pas comment votre système de gestion des ressources humaines serait connecté ?

    Dites-nous ce que vous utilisez et nous confirmerons ce qui est possible, sans engagement.

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