×
Hem / Kunskapsbas / Biometriska HR-integreringar / HR-programvara vs. tids- och närvarorapportering: Vad är skillnaden?

    HR-programvara vs. tids- och närvarorapportering: Vad är skillnaden?

    Personalhanteringsprogram och tid- och närvarosystem förväxlas ofta, och många företag köper ett av dem i tron att det täcker det andra. Skillnaden är enklare än det låter. Personalhanteringsprogrammet styr vilka medarbetare du har. Tid- och närvarosystemet registrerar när de faktiskt har arbetat.

    De flesta företag med timanställda eller skiftbaserade medarbetare behöver i slutändan båda typerna. Den här artikeln förklarar vad varje typ gör, var de överlappar och hur man bestämmer vad man behöver.

    Vad HR-programvara gör

    HR-programvara är det centrala registret över dina medarbetare. Den innehåller uppgifter om anställda, avtal och dokument och hanterar de processer som rör anställning.

    Typiska egenskaper inkluderar:

    • Arbetarregister och dokumenthantering
    • Ledighetshantering, inklusive ansökningar om och godkännanden av ledighet
    • Inloggning och bortloggning
    • Prestationsöversyner och utvärderingar
    • Redogörelse om antalet anställda, omsättningen och frånvaron
    • Lönepostering, på vissa plattformar

    Vanliga exempel i Storbritannien inkluderar: MänniskorHR, Sage HR, Cezanne HR och edagar.

    Om du behöver veta någons anställningsnamn, startdatum, återstående semesterdagarsantal eller chef, finns det informationen i din HR-system.

    Vilken tid- och närvarosystem passar

    Tids- och närvarorapportering registrerar de timmar som personer faktiskt arbetar. Den tar in data om in- och utcheckning och konverterar den till timmar som löneadministrationen kan använda.

    Typiska egenskaper inkluderar:

    • Spårning av in- och utgångar, vanligtvis från en terminal, app eller kort
    • Beräkning av arbetade timmar, inklusive övernattningsuppgifter
    • Använda skiftschema och arbetsregler
    • Automatiska pausavdrag
    • Beräkningar av övertid och förseningar
    • Att skapa timrapporter för löneadministrationen

    Om du behöver veta om någon var 15 minuter sen på tisdag, eller hur mycket övertid de arbetade förra månaden, finns det information i din tids- och närvarosystem.

    Där de två överlappar varandra

    Det är här konfusionen börjar. De flesta moderna HR-plattformarna inkluderar någon form av tidrapportering, vanligtvis en mobilapp eller en delad surfplatta vid dörren. På grund av detta antar många företag att deras HR-system redan omfattar tidrapportering och närvaro.

    För ett kontorsteam är det ofta så. Alla har en telefon, arbetstiden är i stort sett konsekvent och ingen står i kö för att checka in.

    Det fungerar sämre när man har en stor personalstyrka i frontlinjen:

    • App-klockning innebär att alla anställda har en kompatibel telefon på jobbet.
    • Handskar, blöta händer och personlig skyddsutrustning gör pekskärmar långsamma och opålitliga.
    • En gemensam surfplatta skapar en kö vid byte av skift
    • Delade PIN-koder gör det enkelt för en person att logga in för en annan
    • Komplexa skiftmönster, nattjobb och övertidsregler går ofta utöver vad en grundläggande schemaläggningsmodul kan hantera.

    Det här är inte ett fel i HR-systemet. Att registrera arbetstid är en liten del av vad dessa plattformar är byggda för, och för många av deras kunder räcker det.

    Att jämföra de två

    HR-programvaraProgramvara för tid och närvaro
    Anställdas register och dokument✔✗
    Semesterförfrågningar och godkännande✔Ibland
    Inledande och prestationsförmåga✔✗
    Registrering av in- och utcheckningGrundläggande✔
    Komplexa skiftmönster✗✔
    Arbeten under nattpass✗✔
    Automatiska pausavdrag✗✔
    Beräkningar av övertid och förseningarGrundläggande✔
    Biometrisk tidtagning✗✔
    Tidsrapporter utarbetade för löneadministrationIbland✔

    Behöver du båda?

    Det gör inte alla företag. Använd detta som en grov guide.

    Din HR-system är förmodligen tillräckligt om

    • De flesta av era anställda får lön i stället för timlön
    • Arbetstiden är konsekvent och diskuteras sällan
    • Alla arbetar från ett kontor eller vid ett skrivbord
    • Du har inga skiftschema, nattarbete eller regelbunden övertid

    Du behöver förmodligen dedikerad tid- och närvarosystem om

    • Personalen får lön per timme, så varje inspelad minut påverkar lönen.
    • Du kör skiftschema, nattjobb eller ordinarie övertid
    • Personalen får inte använda en egen telefon för att logga in, till exempel på en fabriksgolv eller butiksgolv.
    • Buddy-punching är ett känt problem eller en verklig risk
    • Du arbetar på flera olika platser och behöver se vem som är på plats
    • Löneadministrationen behöver regelbundet korrigeringar efter att händelsen inträffat.

    Vad händer när de är separerade

    Om man kör båda systemen måste de två prata med varandra. Annars måste någon exportera timmar från det ena systemet och importera dem till det andra varje löneperiod.

    Det skapar problemen som programvaran var avsedd att ta bort:

    • Manuell bearbetning av varje löneupplaga
    • Fel vid kopiering av data mellan system
    • Arbetsuppgifter som hålls på två ställen och som sakta håller på att suddas ut
    • Forseningar när timmarna kommer för sent för att löneadministrationen ska kunna stänga i tid

    Hur de två fungerar tillsammans

    De två systemen behöver inte vara separata i praktiken. Att koppla ihop dem innebär att tidrapporter automatiskt överförs till din HR-system, så att timmarna kommer in utan att någon behöver flytta dem för hand.

    Vi erbjuder två alternativ beroende på vad du redan har:

    • IdentyTime: Samlar in klockuppgifter från biometriska och RFID-terminaler och matar dem in i det HR-system du redan använder. Ditt HR-system förblir exakt detsamma som det är
    • Go2Clock: En fristående tid- och närvarorapporteringsmjukvara med egen rapportering, skiftschema och förhandlingshantering, för företag som behöver fullständig tid- och närvarorapportering på ett och samma ställe.

    Om du redan har ett HR-system är IdencyTime oftast utgångspunkten.

    Se våra HR-integreringar

    Vanliga frågor

    Har mitt HR-system redan möjlighet att registrera arbetstid?

    De flesta inkluderar någon form av tidtagning, vanligtvis via en app eller en delad surfplatta. Huruvida det räcker beror på hur personalen arbetar. Det fungerar bra för kontorspersonal, men har svårt med personal på fältet, skiftschema och regler för övertid.

    Kan jag använda tid- och närvarorapportering utan HR-program?

    De flesta installationerna slutförs inom några dagar. Terminalen monteras och ansluts, integrationen konfigureras och medarbetarna registreras i en session.

    Vad ska jag köpa först om jag behöver båda?

    Vanligtvis är det HR-systemet som hanterar dina anställdas uppgifter. Därefter kan tid- och närvarorapporteringen kopplas till det.

    Behöver jag två separata leverantörer?

    Inte nödvändigtvis. Din HR-plattform och din tid- och närvarosystem kan komma från olika leverantörer och fortfarande fungera tillsammans, förutsatt att de kan kopplas samman.

    Vet inte hur ert HR-system skulle kunna kopplas samman?

    Berätta för oss vilka produkter du använder, så bekräftar vi vad som är möjligt, utan några bindande förpliktelser.

    Ta kontakt med oss

    Relaterade produkter

    Uni-Ubi UFace 5 produktbild

    IdencyTime – API för tid och närvaro samt T&A-integrationer

    Fler detaljer
    Uni-Ubi UFace 5 produktbild

    Go2Clock Cloud Hosted Time & Attendance System

    Fler detaljer

    I gott sällskap: några av Idencys kunder