Software de RRHH vs software de control de asistencia: ¿Cuál es la diferencia?
El software de recursos humanos y el de control de horas de trabajo a menudo se confunden, y muchas empresas compran uno pensando que cubre el otro. La diferencia es más sencilla de lo que parece. El software de recursos humanos gestiona quiénes son sus empleados; el software de control de horas de trabajo registra cuándo han trabajado realmente.
La mayoría de las empresas con personal a jornada completa o por turnos terminan necesitando ambas opciones. Este artículo explica qué hace cada una de ellas, dónde se superponen y cómo determinar qué es lo que necesita cada empresa.
¿Qué software de recursos humanos ofrece?
El software de recursos humanos es el registro central de tu personal. Guarda los datos de los empleados, los contratos y los documentos, y gestiona los procesos relacionados con el empleo.
Entre las características típicas se incluyen:
Algunos ejemplos comunes en el Reino Unido son: PeopleHR, Sage HR, Cezanne HR y edays.
Si necesitas conocer el título de trabajo, la fecha de inicio, el número de días de vacaciones que le quedan o el nombre del jefe de línea de una persona que trabaja en tu sistema de recursos humanos.
¿Qué software de tiempo y asistencia utilizan?
El software de tiempo y asistencia registra las horas que la gente realmente trabaja. Recoge los datos de entrada y salida y los convierte en horas que la nómina de sueldos puede utilizar.
Entre las características típicas se incluyen:
Si necesitas saber si alguien llegó 15 minutos tarde el martes, o cuánto tiempo trabajó de horas extras el mes pasado, eso está incluido en tu sistema de tiempo y asistencia.
Dónde se superponen los dos
Aquí es donde comienza la confusión. La mayoría de las plataformas modernas de recursos humanos incluyen algún tipo de sistema de registro de horas, generalmente una aplicación móvil o una tableta compartida en la puerta. Debido a esto, muchas empresas creen que su sistema de recursos humanos ya cubre el registro de tiempo y asistencia.
En un equipo de oficina, suele ser así. Todos tienen un teléfono, las horas son generalmente estables y nadie está en fila para registrarse.
Funciona menos bien cuando tienes una plantilla de trabajadores en la línea de frente muy grande:
Esto no es un defecto en el sistema de recursos humanos. La contabilización es una pequeña parte de lo que esas plataformas están diseñadas para hacer, y para muchos de sus clientes, es suficiente.
Comparando las dos
| Software de recursos humanos | Software de control horario y asistencia | |
|---|---|---|
| Registros y documentos de los empleados | ✔ | ✗ |
| Solicitudes y aprobaciones de vacaciones | ✔ | A veces |
| Integración y rendimiento | ✔ | ✗ |
| Registro de los horarios de entrada y salida | Básico | ✔ |
| Padrillos de cambio complejos | ✗ | ✔ |
| Tareas de turno de noche | ✗ | ✔ |
| Deducciones automáticas por descanso | ✗ | ✔ |
| Calculos de horas extras y tardanza | Básico | ✔ |
| Cronometraje biométrico | ✗ | ✔ |
| Horarios elaborados para la nómina de sueldos | A veces | ✔ |
¿Necesita ambas cosas?
No todos los negocios lo hacen así. Úsala como una guía aproximada.
Tu sistema de recursos humanos probablemente será suficiente si
Probablemente necesite un software de tiempo y asistencia dedicado si
¿Qué sucede cuando están separados?
Si se ejecutan ambos sistemas, ambos deben comunicarse entre sí. Sin ello, alguien tendrá que exportar horas de uno y importarlas a la otra cada periodo de pago.
Eso crea los problemas que el software estaba destinado a eliminar:
Cómo trabajan juntos los dos
En la práctica, los dos sistemas no tienen que estar separados. Conectarlos significa que los registros de horas se transfieren automáticamente al sistema de recursos humanos, de modo que las horas lleguen sin que nadie las introduzca manualmente.
Ofrecemos dos opciones dependiendo de lo que ya tenga:
Si ya tienes un sistema de gestión de recursos humanos, IdencyTime suele ser el punto de partida.
Preguntas frecuentes
¿Mi sistema de RRHH ya realiza la gestión de tiempo y asistencia?
La mayoría incluye alguna forma de control de horarios, generalmente a través de una aplicación o una tableta compartida. Si esto es suficiente depende de cómo trabaja tu equipo. Funciona bien para los equipos de oficina, pero suele tener dificultades con el personal de primera línea, los horarios de trabajo y las normas relativas a los turnos y las horas extras.
¿Puedo utilizar un software de tiempo y asistencia sin un software de recursos humanos?
La mayoría de las instalaciones se implementan en cuestión de días. El terminal se monta y se conecta, la integración se configura y los empleados se registran en una sola sesión.
¿Qué debería comprar primero si necesito ambos?
Normalmente, el sistema de recursos humanos es el encargado de mantener los registros de los empleados. Luego, se pueden agregar y conectar los sistemas de tiempo y asistencia.
¿Necesito dos proveedores distintos?
No necesariamente. Tu plataforma de recursos humanos y tu sistema de tiempo y asistencia pueden provenir de diferentes proveedores y aún así funcionar en conjunto, siempre que puedan estar conectados.
¿No está seguro de cómo se conectaría su sistema de recursos humanos?
Cuéntanos qué herramientas utilizas y confirmaremos las posibilidades, sin compromiso alguno.
IdencyTime – API de Control de Presencia y Fichaje e Integraciones de Control de Presencia
Sistema de control de presencia y fichaje en la nube Go2Clock
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