HR-Software vs. Zeiterfassungssystem: Was ist der Unterschied?
HR-Software und Zeiterfassungsprogramme werden oft verwechselt, und viele Unternehmen kaufen eine davon, da sie annhennehmen, dass diese auch die andere übernimmt. Der Unterschied ist einfacher, als er zunächst scheint. HR-Software verzeichnet, wer Ihre Mitarbeiter sind. Zeit- und Anwesenheitssoftware dokumentiert, wann sie tatsächlich gearbeitet haben.
Die meisten Unternehmen mit stunden- oder Schichtbeschäftigten benötigen beide. In diesem Artikel wird erläutert, was jeder einzelne Funktion übernimmt, wo sie sich überschneiden und wie man herausfindet, was man benötigt.
Was HR-Software alles kann
HR-Software ist die zentrale Aufzeichnung Ihrer Mitarbeiter. Sie enthält Mitarbeiterdaten, Verträge und Dokumente und verarbeitet die Prozesse, die im Zusammenhang mit der Beschäftigung stehen.
Typische Merkmale sind:
Gängige Beispiele in Großbritannien sind: PeopleHR, Sage HR, Cezanne HR und edays.
Wenn Sie den Jobtitel, den Starttermin, die restliche Urlaubstage oder den Vorgesetzten eines Mitarbeiters kennen müssen, finden Sie diese in Ihrem HR-System.
Welche Time-Attendance-Software eignet sich
Die Zeiterfassungssysteme erfassen die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Sie erfassen die Ein- und Auscheckdaten und konvertieren diese in Stunden, die die Lohnabrechnung verwenden kann.
Typische Merkmale sind:
Wenn Sie wissen müssen, ob jemand am Dienstag um 15 Minuten zu spät war oder wie viel Überstunden er im letzten Monat gearbeitet hat, ist das in Ihrem Zeiterfassungssystem enthalten.
Wo die zwei übereinanderliegen
Hier beginnt die Verwirrung. Die meisten modernen HR-Plattformen bieten eine Form der Zeiterfassung an – in der Regel eine mobile App oder ein gemeinsam genutztes Tablet an der Tür. Aus diesem Grund gehen viele Unternehmen davon aus, dass ihr HR-System bereits die Zeiterfassung und die Zeiterfassung über die Uhr abdeckt.
Bei einem Büroteam ist das oft so. Jeder hat ein Handy, die Arbeitszeiten sind weitgehend standardisiert und niemand wartet auf die Zeiterfassung.
Es funktioniert schlechter, wenn man eine große Frontarbeitskraft hat:
Das ist kein Fehler im HR-System. Die Zeiterfassung ist nur ein kleiner Teil dessen, was diese Plattformen leisten sollen, und für viele ihrer Kunden reicht das aus.
Die Vergleiche zwischen den beiden
| HR-Software | Zeiterfassungssoftware | |
|---|---|---|
| Arbeitskräfte-Daten und Dokumente | ✔ | ✗ |
| Urlaubsanträge und Genehmigungen | ✔ | Manchmal |
| Einführung in die Arbeit und Leistung | ✔ | ✗ |
| Aufzeichnung von Ein- und Ausstiegen | Grundlegend | ✔ |
| Komplexer Schichtschema | ✗ | ✔ |
| Übernachtungsdienst | ✗ | ✔ |
| Automatische Pausenabzüge | ✗ | ✔ |
| Berechnungen für Überstunden und Verspätungen | Grundlegend | ✔ |
| Biometrisches Zeiterfassungssystem | ✗ | ✔ |
| Zeiterfassungen für die Lohnabrechnung erstellt | Manchmal | ✔ |
Brauchen Sie beides?
Nicht alle Unternehmen bieten dies an. Verwenden Sie dies als grobe Richtlinie.
Ihr HR-System reicht wahrscheinlich aus, wenn
Sie benötigen wahrscheinlich eine spezielle Software für die Zeiterfassung, wenn
Was passiert, wenn sie getrennt sind?
Wenn man beide Systeme verwendet, müssen sie miteinander kommunizieren. Andernfalls muss jemand die Stunden aus dem einen System exportieren und sie in das andere jedes Gehaltszeitraum importieren.
Das schafft die Probleme, die die Software eigentlich beseitigen soll:
Wie die beiden zusammenarbeiten
In der Praxis müssen die beiden Systeme nicht voneinander getrennt sein. Die Verbindung bedeutet, dass die Zeiterfassungen automatisch in Ihr HR-System übernommen werden, sodass die Stunden automatisch erfasst werden, ohne dass jemand sie manuell eingibt.
Wir bieten zwei Optionen an, je nachdem, was Sie bereits besitzen:
Wenn Sie bereits über ein HR-System verfügen, ist IdencyTime in der Regel der Ausgangspunkt.
Häufig gestellte Fragen
Funktioniert mein HR-System bereits für die Zeiterfassung?
Die meisten bieten eine Form der Zeiterfassung an, in der Regel über eine App oder ein gemeinsam genutztes Tablet. Ob das ausreicht, hängt von der Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter ab. Es eignet sich gut für Bürotruppe, hat jedoch Schwierigkeiten mit Mitarbeitern in der Frontline, Schichtsystemen und Überstundenregeln.
Kann ich Zeit- und Anwesenheitssoftware ohne Personalmanagementsoftware verwenden?
Die meisten Installationen werden innerhalb weniger Tage abgeschlossen. Das Terminal wird montiert und angeschlossen, die Integration wird konfiguriert und die Mitarbeiter werden in einer Sitzung registriert.
Was sollte ich zuerst kaufen, wenn ich beide benötige?
Normalerweise ist das HR-System dafür zuständig, die Mitarbeiterdaten zu verwalten. Anschließend können die Zeiterfassung und die Personalverwaltung miteinander verbunden werden.
Brauche ich zwei separate Anbieter?
Nicht unbedingt. Ihre HR-Plattform und Ihr Zeiterfassungssystem können von unterschiedlichen Anbietern stammen und dennoch zusammenarbeiten, sofern sie miteinander vernetzt werden können.
Ich bin mir nicht sicher, wie Ihr HR-System zusammenarbeiten würde?
Schreiben Sie uns Bescheid, welche Geräte Sie verwenden, und wir werden Ihnen anschließend mitteilen, was möglich ist – ohne Verpflichtung.
IdencyTime – Zeiterfassungs-API und T&A-Integrationen
Go2Clock Cloud-basiertes Zeiterfassungssystem
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