Software HR vs Software gestione orario e presenza: qual è la differenza?
Il software HR e quello per il conteggio delle ore lavorate sono spesso confusi e molte aziende acquistano uno senza sapere che copre l’altro. La differenza è più semplice di quanto possa sembrare. Il software HR gestisce chi sono i tuoi collaboratori e il software per il conteggio delle ore registra quando effettivamente hanno lavorato.
La maggior parte delle aziende con personale a turni o orario fissa finisce per aver bisogno di entrambi. Questo articolo spiega cosa fa ciascuno di questi sistemi, dove si sovrappongono e come determinare quali sono le esigenze specifiche.
Che software HR offre
Il software HR è il registro centrale delle tue risorse umane. Contiene i dati dei dipendenti, i contratti e i documenti e gestisce i processi legati all’ambito del lavoro.
Le caratteristiche tipiche includono:
Alcuni esempi comuni nel Regno Unito sono: PeopleHR, Sage HR, Cezanne HR e edays.
Se hai bisogno di conoscere il titolo del lavoro di qualcuno, la data di inizio del lavoro, la durata del periodo di ferie rimanente o il capo di linea, consulta il tuo sistema HR.
Quale software per il controllo orario e presenza è adatto
Il software di gestione orario registra le ore effettive lavorate dai dipendenti. Raccoglie i dati relativi all’entrata e alla partenza e li converte in ore utilizzabili per la stesura della busta paga.
Le caratteristiche tipiche includono:
Se vuoi sapere se qualcuno è arrivato in ritardo di 15 minuti martedì o quanti ore di straordinario ha lavorato il mese scorso, tutto questo è presente nel tuo sistema di gestione orari e assenze.
Dove si sovrappongono i due aspetti
Ecco dove inizia la confusione. La maggior parte delle moderne piattaforme HR include una forma di registrazione delle ore lavorative, solitamente tramite un’app per dispositivi mobili o un tablet condiviso alla reception. Per questo motivo, molte aziende assumono che il proprio sistema HR copra già il tempo e la presenza lavorativa.
Per un team di ufficio, spesso è così. Tutti hanno un telefono, gli orari sono generalmente coerenti e nessuno sta in fila per fare il check-in.
Funziona meno bene quando si dispone di una grande forza lavoro sul fronte:
Non si tratta di un difetto nel sistema HR. Il conteggio delle ore è una piccola parte delle funzioni per le quali queste piattaforme sono state create e, per molti dei loro clienti, è sufficiente.
Confrontando i due
| Software HR | Software di rilevazione presenze | |
|---|---|---|
| Documenti e registri dei dipendenti | ✔ | ✗ |
| Richieste e approvazioni per le vacanze | ✔ | A volte |
| Accoglienza e performance | ✔ | ✗ |
| Registrazione degli orari di ingresso e uscita | Basi | ✔ |
| Modelli di cambio complessi | ✗ | ✔ |
| Manutenzione della notte | ✗ | ✔ |
| Detrazioni automatiche per le pause | ✗ | ✔ |
| Calcoli per il tempo supplementare e la ritrasmissione | Basi | ✔ |
| Controlli biometrici | ✗ | ✔ |
| Schede orarie preparate per il calcolo del compenso | A volte | ✔ |
È necessario avere entrambi?
Non tutti gli affari lo fanno. Usate questo come indicatore generale.
Il vostro sistema HR probabilmente è sufficiente se
Probabilmente avrai bisogno di un software dedicato per il controllo orario e la presenza dei dipendenti
Cosa succede quando sono separati
Se si eseguono entrambi, i due sistemi devono comunicare tra loro. Altrimenti, qualcuno dovrà esportare le ore da uno e importarle nell’altro ogni periodo di pagamento.
Questo crea i problemi che il software era destinato a risolvere:
Come i due funzionano insieme
In pratica, i due sistemi non devono essere separati. Collegarli significa che i dati relativi alle ore vengono automaticamente inseriti nel sistema HR, così gli orari vengono registrati senza che nessuno li aggiunga manualmente.
Offriamo due opzioni a seconda di ciò che già possiedi:
Se già disponi di un sistema HR, IdencyTime è solitamente il punto di partenza.
Domande frequenti
Il mio sistema HR gestisce già il conteggio delle ore lavorate?
La maggior parte di esse prevede una forma di registrazione delle ore, solitamente tramite un’app o un tablet condiviso. La sua efficacia dipende dal modo in cui lavorano i tuoi collaboratori. È particolarmente indicata per i team di ufficio, ma presenta difficoltà con il personale di primo contatto, i turni e le norme relative agli straordinari.
Posso utilizzare un software per il controllo orario e la presenza senza un software per il personale?
La maggior parte delle installazioni si avvia entro pochi giorni. Il terminale viene montato e collegato, l'integrazione viene configurata e i dipendenti vengono iscritti in una sola sessione.
Che cosa dovrei comprare prima, se ne ho bisogno entrambi?
Di solito il sistema HR è quello in cui vengono archiviati i dati dei dipendenti. In seguito è possibile aggiungere il sistema di rilevazione orario e collegarlo a questo.
Servono due fornitori separati?
Non necessariamente. La vostra piattaforma HR e il vostro sistema di orario e presenza possono provenire da fornitori diversi e comunque funzionare insieme, a condizione che possano essere collegati tra loro.
Non so come collegare il vostro sistema HR?
Diteci cosa utilizzate e vi confermeremo quali sono le possibilità, senza alcun obbligo.
IdencyTime – API per rilevazione presenze e integrazioni T&A
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