Go2Clock: Inzicht in de regels voor shiftpatronen
Shift-patronen vormen de basis waarop Go2Clock uren, pauzes en salaris berekent. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe elke instelling werkt binnen het Shift-patronengedeelte en hoe deze uw rapporten beïnvloedt. Gebruik het menu hieronder om direct naar de gewenste sectie te gaan.
Dit is een referentiehandleiding die alle instellingen voor de werktijden in Go2Clock behandelt. Gebruik het menu hieronder om de gewenste sectie te vinden, in plaats van alles van boven naar beneden te lezen.
Basisregels
In deze sectie wordt beschreven hoe elk verschuifpatroon wordt genoemd en de kernstart- en -eindtijden waarop het zich baseert.
Shift-identificatienaam
De naam van de shift wordt gebruikt om het verschuifpatroon te identificeren wanneer u uw patroonbibliotheek maakt. De meeste bedrijven hebben meerdere verschuifpatronen nodig om tegemoet te komen aan verschillende werktijden en verschuiftypen. Een duidelijke en consistente naamgeving maakt het eenvoudig voor het dagelijkse beheer en onderhoud.
Voorbeeld
Op de afbeelding is een bibliotheek met patroonpatronen te zien, waarbij elke patroon een duidelijke, beschrijvende naam heeft gekregen.
Shift Period Times
Deze instellingen bepalen de verwachte start- en eindtijden voor de shift en beïnvloeden het gedrag van de regels voor de shift die op deze shift van toepassing zijn. Voeg een start- en eindtijd toe en Go2Clock zal automatisch de verwachte werktijd voor de shift berekenen.
Als de shift verder duurt dan middernacht, schakel dan de optie 'Night Shift' in onder de start- en eindtijden in. Dit zorgt ervoor dat rapporten correct de gewerkte uren, overwerk en aanwezigheidsgegevens voor medewerkers in de nachtdienst kunnen berekenen.
Toegestane tijdsperiode voor het werken
Deze instelling markeert bepaalde rapporten in Go2Clock wanneer een medewerker binnen dit tijdvak in- of uitcheckt. Het voorkomt echter niet dat medewerkers buiten de gespecificeerde periode inchecken op de apparaten of via de mobiele webapp.
We raden over het algemeen aan om dit te instellen op het vroegste en laatst mogelijke tijdstip waarop werknemers zouden moeten werken. Bedrijven die geen recht hebben op overwerk, stellen dit meestal op een uur voor en na de geplande werktijd.
Regels voor voor en na
In deze sectie wordt beschreven hoe Go2Clock omgaat met werknemers die zich inchecken voordat een dienst begint of zich uitschrijven nadat deze is afgelopen.
De tijd voor vroeg aankomst aftrekken
Wanneer de optie 'Vroeg aankomsttijd aftrekken' is ingeschakeld, worden alle uren die vóór de officiële start van de dienst zijn gewerkt genegeerd en niet meegerekend bij de salarisberekeningen. De werkelijke getoonde uren blijven wel in het rapport verschijnen; alles wat voor de dienst plaatsvindt, wordt eenvoudigweg verwijderd uit de berekening van de getoonde uren.
Voorbeeld
In beide scenario's meldt de medewerker om 8.30 uur aan voor een werktijd van 9.00 uur en vertrekt om 17.15 uur. Wanneer 'Vroege aankomsttijd aftrekken' is ingeschakeld, wordt de medewerker alleen betaald vanaf 9.00 uur, waardoor de 30 minuten die vóór de start van de werktijd zijn gewerkt, niet worden meegerekend. Wanneer de instelling is uitgeschakeld, wordt in het rapport de volledige werkdag van 8.30 uur tot 17.15 uur weergegeven, zoals beide totaalbedragen aangeven.
Vroege incheck
Deze instelling zorgt voor een overgangsperiode voordat de werkdag begint. Alle uren die binnen deze periode worden gewerkt, tellen niet mee voor de standaarduren of overwerk. Als een medewerker echter eerder begint te werken dan in de overgangsperiode, wordt de extra tijd die buiten deze periode wordt gewerkt, meegeteld voor het overwerk tot aan de starttijd van de werkdag.
Voorbeeld
De verschuiving heeft een Inreisperiode van 45 minuten. Op maandag meldt de medewerker zich 30 minuten voor aanvang van de dienst, wat binnen de overgangsperiode valt – zijn uren worden nog steeds berekend op basis van de geplande starttijd van 9.00 uur. Op dinsdag meldt de medewerker zich 1 uur eerder, waardoor de overgangsperiode wordt overschreden. Omdat de medewerker buiten het ingestelde tijdvak heeft ingeschreven, wordt de extra tijd voor de dienst meegeteld en wordt deze als overwerk gerekend.
Minuten uit rapportcijfers aftrekken voor laat aankomende deelnemers
Wanneer de schakelaar ‘Medewerkers mogen laat komen op deze dienst’ uitgeschakeld is, worden medewerkers die zich inluiden na de starttijd van de dienst als laat aangemerkt. Dit verschijnt zowel in de late-meldingen als in de legacy-meldingen. Wanneer deze schakelaar is ingeschakeld, worden ze in plaats daarvan weergegeven als 'Toegestaan laat komen' en worden ze niet langer als laat aangemerkt in de late-meldingen.
Het veld ‘Minuten om automatisch te verrekenen bij te laat arriveren’ maakt het mogelijk om een extra verrekening toe te passen voor te late aankomst. Deze verrekening wordt toegepast bovenop de tijd die al verloren gaat door te laat arriveren. Een overgangsperiode kan niet worden ingesteld voor deze verrekening; deze geldt voor iedereen die te laat is, zelfs met een paar minuten verschil.
Als u wilt dat medewerkers als laat worden geteld zonder dat er extra tijd wordt afgetrokken, schakel dan de schakelaar uit en voer 0 minuten in het veld voor de afrekening.
Voorbeeld
In elk scenario komt de werknemer 15 minuten te laat aan het werk. Op maandag is de dienstregeling zo ingesteld dat latere aankomst is toegestaan, waardoor de werknemer als 'Late toegestaan' wordt gemarkeerd en zijn uren worden berekend vanaf 9:15 uur. Op dinsdag wordt de werknemer als 'Late' gemarkeerd, maar er wordt geen extra aftrek toegepast, waardoor zijn uren nog steeds worden berekend vanaf 9:15 uur. Op woensdag wordt de werknemer als 'Late' gemarkeerd met een extra 15 minuten lange aftrek. Dit resulteert in het feit dat de werknemer de oorspronkelijke 15 minuten voor het te laat arriveren kwijtraakt, plus de geconfigureerde 15 minuten lange straf.
Punten voor overtijd bij late aankomst
Wanneer de schakelaar ‘Wanneer medewerkers te laat komen, is overwerk niet langer toegestaan’ is ingeschakeld, worden medewerkers die te laat arriveren niet in staat gesteld om overwerk te behalen voor de dienst.
De overwerkregeling geeft werknemers die binnen een bepaalde periode arriveren de mogelijkheid om nog steeds overwerk te krijgen. Deze overwerkregeling werkt alleen als werknemers worden aangemerkt als laatkomers en de schakelaar voor de overwerkstraf niet is ingeschakeld.
Voorbeeld
Het eerste scenario laat zien dat een medewerker die laat kan arriveren, in aanmerking komt voor overwerk. Het tweede scenario gebruikt een overwerkvrijstelling van 30 minuten, wat betekent dat medewerkers die binnen deze periode aankomen nog steeds overwerk kunnen opbouwen. In het laatste scenario komt de medewerker laat aan en heeft geen overwerkvrijstelling of toegestane late aankomst, waardoor hij niet in aanmerking komt voor overwerk. Alleen zijn standaard werktijden worden geteld.
Vroege vertrek voordat de dienst eindigt
Deze instelling stelt werknemers in staat binnen een bepaalde periode te vertrekken.
voordat het einde van hun dienstperiode nadert, terwijl ze nog steeds de rest van hun loon ontvangen
hun volledige verwachte werktijd.
Voorbeeld
In het eerste scenario kunnen medewerkers 30 minuten voor de geplande eindtijd vertrekken, terwijl ze nog steeds hun volledige verwachte werkuren krijgen toegerekend. Hoewel de medewerker vroeg vertrekt, worden hun uren berekend tot aan het geplande einde van de dienst. In het tweede scenario is de regel uitgeschakeld. De totale uren van de medewerker worden alleen berekend op basis van hun daadwerkelijke in- en uitgangstijden, wat resulteert in minder gewerkte uren.
Later vertrekken na het einde van de dienst
Deze instelling zorgt voor een overgangsperiode na het einde van een dienstperiode waarin er geen overuren worden verdiend. Zonder deze regel zouden werknemers die elke dag enkele minuten te laat het werk afmaken, overuren opbouwen.
Voorbeeld
In het eerste scenario is het Uurwerk uitklappen-venster ingesteld op 0 minuten, zodat de werknemer overuren krijgt voor de 2 minuten die na de geplande eindtijd van 17.15 uur zijn gewerkt. In het tweede scenario is een 15-minutenlange overgangsperiode ingesteld, zodat de extra 2 minuten van de werknemer niet worden meegerekend en niet in aanmerking komen voor overuren. In het laatste scenario werkt de werknemer langer dan de 15-minutenlange overgangsperiode, zodat de tijd die na de overgangsperiode is gewerkt wordt meegerekend en in aanmerking komt voor overuren.
Regels voor overwerk
In deze sectie wordt beschreven hoe overwerk wordt berekend, van het volledig uitschakelen tot tijdgebonden tarieven en premieoverwerkregels met gekwalificeerde uren.
Instellingen voor overwerk
Go2Clock biedt vier manieren om de manier waarop overwerk wordt berekend voor een shift te regelen. Van het volledig uitschakelen tot het behandelen van alle uren als overwerk, of het overschrijven van de wekelijkse regel voor overwerk voor deze specifieke shift. Elke optie wordt hieronder uitgelegd.
Geen overuren worden geregistreerd, ongeacht de gewerkte uren. De werknemers ontvangen alleen hun standaard uurtarief voor de dagdienst.
Voorbeeld
In het eerste scenario is overwerk geactiveerd, waardoor alle uren die buiten de standaard werktijd van de werknemer worden doorgebracht, tellen mee voor het overwerk. In het tweede scenario is overwerk uitgeschakeld, wat betekent dat de werknemer alleen zijn standaard werktijd wordt toegerekend, ongeacht eventuele extra uren die zijn gewerkt.
Elke uur die in de ploeg wordt gewerkt wordt als overwerk beschouwd. Dit wordt vaak gebruikt voor ploegen die over het weekend plaatsvinden.
Voorbeeld
In beide scenario's werkt de werknemer hetzelfde aantal uren. In het eerste scenario wordt de dienst zo geconfigureerd dat alle gewerkte uren als overwerk worden beschouwd en worden geregistreerd in het veld Overwerk. In het tweede scenario worden de uren echter als standaard werkuren beschouwd.
Alle gewerkte uren worden omgezet in standaarduren, zelfs als werknemers langer dan de geplande eindtijd van hun dienst werken.
Voorbeeld
De werknemer werkte 11 uur, waardoor de toegewezen werktijd werd overschreden. Met deze instelling is alle 11 uur als standaard basisuren geregistreerd en wordt geen van de extra uren als overwerk beschouwd.
Als u binnen het Legacy-rapport de wekelijkse overwerkregeling gebruikt om de cumulatieve overwerkuren te berekenen, kunt u met deze optie overwerk verdienen op deze dienst. Dit geldt ook als de werknemer nog niet zijn verwachte wekelijkse uren heeft behaald.
Normaal gesproken vereist de regel betreffende wekelijkse overuren dat werknemers hun standaard contractuele werktijd voltooien voordat extra uren bijdragen aan het overwerk. Door deze wijziging in te schakelen wordt deze eis genegeerd en kunnen in plaats daarvan de overuren dagelijks worden opgeteld, gebaseerd op de geconfigureerde ploegregels.
Voorbeeld
Wanneer de wekelijkse overwerkregeling is ingeschakeld, wordt van de werknemer verwacht dat hij de 40 aangewezen uren voltooit. Echter werkt de werknemer op dinsdag volgens een rooster waarbij de wekelijkse overwerkregeling niet wordt toegepast. Dit betekent dat de werknemer op dinsdag recht heeft op 2,75 uur overwerk.
Instellingen voor tijdbanden
De aantal uren dat binnen het tijdsinterval wordt gewerkt, wordt berekend volgens het tarief voor het tijdsinterval in plaats van het basis- of overwerktarief. Hierbij worden bestaande ploegregels genegeerd en wordt het tarief voor het tijdsinterval toegepast op alle uren binnen deze periode.
Tijdbands kunnen niet verder dan middernacht duren en worden alleen berekend in het Legacy-rapport. De uren die binnen de tijdband zijn gewerkt, tellen NIET mee voor de dagelijkse limiet voor overwerk.
Voorbeeld
Deze verschuiving omvat een tijdsband van 2 uur. Alle uren die tijdens deze periode worden gewerkt, tellen mee voor het tijdsbandbedrag in plaats van te worden gerekend als standaard werkuren.
Regel voor weekendoverwerk in de overuren
De Week End Premium Overtime-regel stelt werknemers in staat om premieoveruren te verdienen zodra zij een bepaald aantal uren hebben voltooid binnen een bepaalde kwalificatieperiode.
Deze regel wordt alleen berekend in de v1- en v2_week_end_premium_overtime-rapporten in de sectie Legacy Reports. Nadat een werknemer is goedgekeurd, wordt het berekende premieoverwerk als geldwaarde geëxporteerd naar de vaste basisarbeidspensioenregeling.
Bepast hoeveel uur een werknemer moet werken voordat hij of zij in aanmerking komt voor premieoveruren. Als een werknemer dit vereiste aantal uur niet haalt, komt hij of zij niet in aanmerking voor de premieoverurenprijs en worden alle uren als normale uren berekend.
Bepast de dag waarop het premie-overwerkpercentage kan worden verdiend, op voorwaarde dat de werknemer het vereiste aantal kwalificerende uren heeft behaald en de kwalificatie-cut-off tijd is overschreden.
Bepast de uurtarief voor overwerk door de normale uurtarief van de werknemer te nemen. Go2Clock berekent dit door de normale uurtarief van de werknemer, ingesteld in de instellingen voor de uurtarieven, te nemen en dit te vermenigvuldigen met de ingestelde multiplicator. De resulterende uurtarief wordt vervolgens toegepast op alle voor premieoveruren in aanmerking komende uren.
Bepast de tijd van de dag waarop werknemers in het Premium Day-abonnement kunnen beginnen met het verdienen van premiumoveruren. Alle uren die tot de uiterste tijd zijn gewerkt, worden meegeteld bij de totale standaardwerkuren van de werknemer, zelfs als de vereiste urenlimiet is gehaald. Als de werknemer de vereiste uren heeft gehaald of overschreden tegen de uiterste tijd, begint de premiumoveruren vanaf het ingestelde punt. Als dat niet het geval is, wordt de premiumoveruren pas geactiveerd als de werknemer de vereiste uren heeft voltooid.
De Premium Starttijd bepaalt wanneer premium-overuren beschikbaar zijn voor de Premium Day of de daaropvolgende werkdagen. Hierdoor kan de premium-overurenaccumulatie worden voortgezet tot aan de start van de volgende wekelijkse loonstrook. De Premium Eindtijd bepaalt wanneer de premium-overurenperiode eindigt. Deze wordt meestal ingesteld op 23:59 uur om ervoor te zorgen dat alle overuren die gedurende de dag zijn verricht, worden meegerekend.
Voor variaties in de Premium Fixed Overtime Pay Rate Multiple gedurende de week moet u afzonderlijke ploegpatronen instellen met de aangepaste snelheid. De Premium Start Time en Premium End Time moeten ook worden ingesteld voor de dagen waarop het patroon wordt gebruikt. Zaterdag en zondag kunnen bijvoorbeeld verschillende tijdsperioden hebben. Alle andere velden moeten tussen elk ploegpatroon hetzelfde blijven.
Voorbeeld
De werknemer heeft de vereiste aantal uren voltooid vóór de ingestelde uiterste uren voor de kwalificatie. Omdat de werknemer binnen de toegestane periode de vereiste drempel heeft gehaald, zijn alle uren die tijdens het ingestelde Premium Start Time- en Premium End Time-interval zijn gewerkt, in aanmerking voor de premium-overurenprijs. Nadat deze zijn goedgekeurd, worden deze premium-overuren als geldwaarde in de vaste basismedewerkerpayroll geëxporteerd.
Voorbeeld
De werknemer heeft de vereiste uren voor de kwalificatie niet voltooid vóór de uiterste tijd voor de kwalificatie. Omdat de werknemer de vereiste drempel niet heeft gehaald binnen de kwalificatieperiode, worden alle uren die tijdens de premieperiode zijn gewerkt, nog steeds als standaarduren beschouwd. Zodra het vereiste aantal uren is bereikt, verandert dit. Zodentijd de vereiste uren zijn voltooid, kunnen alle verdere in aanmerking komende uren die binnen de premieperiode zijn gewerkt, vervolgens worden berekend tegen de premie-overwerkprijs.
De regels overtreden
In deze sectie wordt beschreven hoe vakantiedagen worden afgetrokken van de gewerkte uren, hoe afgelaste vakantiedagen worden verwerkt in rapporten en hoe het recht op betaalde vakantiedagen wordt toegepast.
Verplichte pauzeinstellingen
Er kunnen tot drie automatisch onbetaalde pauzes worden geconfigureerd voor elke shift, naast twee schakelaars waarmee wordt bepaald hoe en wanneer deze worden afgetrokken van de gewerkte uren.
Het linkerdeel bepaalt de duur van de pauze in minuten, terwijl het rechterdeel aangeeft hoeveel minuten moeten zijn verstreken voordat de pauze van toepassing wordt.
Deze afwezigheidsregels zijn niet cumulatief. Wanneer een werknemer in aanmerking komt voor een hogere afwezigheidsgrens, vervangt deze de lagere afwezigheidsgrens in plaats van deze toe te voegen. Ongebruikte afwezigheidsregels moeten op 0 worden ingesteld.
Voorbeeld
Het eerste scenario laat een verschuiving zien zonder automatische afrekening van de uren, waardoor de werknemer alle gewerkte uren wordt betaald. In het tweede scenario wordt een onbetaalde pauze van 15 minuten afgetrokken zodra de werknemer lang genoeg heeft gewerkt om aan de ingestelde limiet te voldoen. Het derde en vierde scenario toont meerdere pauzegrenzen. Naarmate de werknemer langer werkt, komt hij in aanmerking voor een grotere pauzevergoeding. Elke hogere limiet vervangt de vorige afrekening in plaats van deze toe te voegen.
Als deze functie is ingeschakeld, worden de onbetaalde pauzes automatisch afgetrokken van de gewerkte uren. Als deze functie is uitgeschakeld, worden er geen automatische pauzereducties uitgevoerd. Dit geldt alleen voor de rapporten 'Legacy' en 'Paid Break'.
Als deze functie is ingeschakeld, worden onbetaalde pauzes alleen van de normale werktijd afgetrokken. Als deze functie is uitgeschakeld, wordt de pauze in plaats daarvan van de overwerkuren afgetrokken.
Ignoreer ingecheckte pauzes
Als deze optie is ingeschakeld, worden alleen de eerste en laatste tijdstippen van de werknemer gebruikt om de gewerkte uren te berekenen. Deze optie wordt vaak gebruikt wanneer werknemers hun werkdag beëindigen om brandveiligheidsredenen of voor monitoringdoeleinden, maar de payroll vereist een vaste onbetaalde pauzeafrekening, ongeacht de werkelijke lengte van de pauze.
Als automatische pauzeaftrek is ingeschakeld, raden we over het algemeen aan deze optie in te schakelen om te voorkomen dat de pauze twee keer wordt afgetrokken.
Afbrekende werktijden blijven zichtbaar in het rapport, aangegeven met een stippellijn die aangeeft dat deze zijn genegeerd bij het berekenen van de totale aantal gewerkte uren.
Afbrekende tijden worden volledig uit het rapport verborgen gehouden, zodat alleen de eerste en laatste tijden van de medewerker worden weergegeven en gebruikt voor de berekeningen van het rapport.
Voorbeeld
In alle drie scenario’s sluit de werknemer om 12:00 uur een pauze af. In het eerste scenario is 'Ignore Clocked Breaks' uitgeschakeld, waardoor de 30 minuten durende pauze wordt afgetrokken van de gewerkte uren van de werknemer. In het tweede scenario is 'Calculate from First and Last Clocks Only' ingeschakeld, waardoor de pauzepuntages nog steeds zichtbaar blijven met een stippellijn. In het laatste scenario is 'Calculate from First and Last Clocks and Hide Ignored' ingeschakeld, waardoor alleen de eerste en laatste klok van de werknemer zichtbaar blijven.
Betaalde pauzeinstellingen
De betaalde pauzeringsinstellingen zijn alleen van toepassing op het betaalde pauzeringsrapport en vereisen dat de betaalde pauzeringstarieven zijn geconfigureerd.
Betaalde pauzemogelijkheden moeten worden geconfigureerd zodanig dat ze dekken voor het verschillende aantal dagen dat een werknemer binnen de rapportperiode kan werken. Op deze manier kan Go2Clock de juiste betaalde pauzemogelijkheden berekenen op basis van het aantal dagen dat de werknemer heeft gewerkt. Deze kunnen worden ingesteld door naar Instellingen > Betaalde pauzemogelijkheden te gaan.
Voorbeeld
Het rapport wordt wekelijks uitgevoerd en de werknemer heeft recht op 1 uur betaald lunchpauze per werkdag. De betaalde pauzemogelijkheden zijn zodanig geconfigureerd dat rekening wordt gehouden met elk mogelijke aantal werkdagen binnen de week. Als de werknemer 4 dagen werkt, wordt zijn recht berekend als 4 uur betaalde pauze.
Als deze optie is ingeschakeld, wordt er bij dit werktijdenpatroon geen betaalde pauze in het rapport vermeld.
Verhindert dat het betaalde verlofrecht van de werknemer wordt toegepast op overwerkdiensten. Dit is handig wanneer de dienst een extra werkperiode vertegenwoordigt in plaats van een normale werkdag.
Verhindert dat het betaalde verlofrecht van de werknemer wordt toegepast op een dienstrooster met een halve dag vakantie. Dit is handig wanneer de dienst een deel van een werkdag is in plaats van een normale werkdag.
Voorbeeld
In het eerste scenario werkt de werknemer zijn normale werktijd, waardoor hij recht heeft op de extra betaalde pauze van £10. In het tweede en derde scenario werkt de werknemer respectievelijk een overwerkshift en een halve dag vakantieweek. Omdat dit geen normale full-time werktijden zijn, is de betaalde pauze voor deze patronen uitgeschakeld, waardoor de extra £10 niet wordt toegekend.
Reis- en ziekteregels
In deze sectie wordt beschreven hoe de halve dagvakantie en het ziekteverlof worden geconfigureerd als werktijden en hoe deze worden geregistreerd als betaald of onbetaald verlof.
Halve dagen vrij en zieke diensten moeten worden gecreëerd als afzonderlijke dienstpatronen in plaats van de standaard dienst te wijzigen. Anders zal dit leiden tot het toevoegen van vakantiedagen of ziektedagen aan uw normale werkdagen. De klonfunctie kan worden gebruikt om een kopie van uw dienst te maken, zodat u de vakantiedagen of ziektedagen kunt instellen om het halfdagse patroon toe te passen.
Instellingen voor een halve dag vakantie
Deze instellingen bepalen hoeveel uur van de diensturen worden omgezet in vakantiedagen wanneer een halve dag verlof wordt genomen. Halve dag verlof moet als dienst worden ingeregeld, zodat de dienstregels ook op de gewerkte uren van toepassing blijven.
Halve dag ziek instellingen
Deze instellingen bepalen hoeveel uur van de dienst worden omgezet in ziektedagen wanneer een halve dag ziekte wordt ingenomen. Net als bij de halve dagvakantie moet de halve dag ziekte worden ingeregeld als dienst, zodat de dienstregeling ook van toepassing is op de gewerkte uren.
Kies tussen betaald en onbetaald verlof
Wanneer deze functie is ingeschakeld, worden de vakantiedagen of ziekteuren die door dit werktijdenschema worden gegenereerd, beschouwd als onbetaald verlof.
Voorbeeld
Het eerste scenario toont een medewerker die een betaalde halve dag verlof neemt, waarbij er 4 uur aan het totale verlof worden toegevoegd. Het tweede scenario toont hetzelfde gedrag bij een betaalde half dag ziekteverzuim, waarbij de toegevoegde uren worden bijgeteld bij het ziekteverzuim. In het laatste scenario is het verlof niet betaald, waardoor de uren niet worden bijgeteld bij de totale verlofuren van de medewerker.
Regels voor het ronden
In dit onderdeel wordt beschreven hoe kloktijden worden afgerond voor rapportage en hoe de overwerkovereenkomsten apart kunnen worden afgerond van de standaard aantal gewerkte uren.
Clock Time Rounding
Time Rounding kan worden toegepast op de werktijd van werknemers door deze te ronden tot het gekozen aantal minuten. Dit wordt vaak gebruikt om de salarisopgaven te vereenvoudigen in plaats van de totale salarisopgaven te berekenen op basis van de exacte werktijd. Als u wilt dat de rapportage is gebaseerd op de exacte minuut, kunt u deze opties hierbij links laten.
De afgeronde waarde is van toepassing op de status van het rapportveld, niet op de status van de klok die vanuit het apparaat wordt gepusht. Afhankelijk van de slot waarin de klokregistratie op het rapport verschijnt, wordt bepaald welke afgeronde waarde van toepassing is.
Stelt de afgeronde methode in die apart wordt toegepast op de tijden voor in- en uitchecken. De opties zijn ronden op, ronden naar beneden of ronden in de richting van Grace. De velden IN Rounding in Mins en OUT Rounding in Mins geven de stappenwaarde aan waarvoor de afgeronde waarde wordt gerund.
Met de functie Directional with Grace rounding worden de onderstaande instellingen voor de grace-tijd gebruikt om kloktijden te verkleinen als deze zich binnen de ingestelde periode voordoen, en te verhogen in de laatste helft van het increment.
Het instellen van de minuten op 0 is niet toegestaan. Om het afruimingsproces uit te schakelen, wijzigt u de dropdown-optie ‘When Clocking’ in plaats daarvan in 'No Rounding'.
De velden IN Grace Minutes en OUT Grace Minutes zijn alleen van toepassing wanneer de bovengenoemde rondemethode is ingesteld op "Directional". Ze definiëren de bufferperiode die wordt gebruikt om te bepalen of een klok een neerwaartse of opwaartse ronde uitvoert.
Voer alleen hele getallen in voor de minuten, bijvoorbeeld 15 = 15 minuten. Decimaal getalletjes zoals 15,5 zijn niet toegestaan.
Voorbeeld
In het eerste scenario is geen tijdreductie ingesteld, waardoor de gegevens van de werknemer over het werk en de gewerkte uren worden berekend tot op het exacte minuut. In het tweede scenario is Richting met Grace-reductie ingesteld met een incrementele waarde van 15 minuten, waardoor de gegevens worden gereductie tot de dichtstbijzijnde 15 minuten op basis van de ingestelde grace-periode. In het laatste scenario is Round Up ingesteld met een incrementele waarde van 15 minuten, zodat elke registratie wordt gereductie tot het volgende 15 minuten interval, ongeacht hoeveel minuten na het interval de werknemer werkt.
Overtime ronden
Standaard overwerken berekeningen erven de standaard Time Rounding-regels die voor de shift zijn geconfigureerd. Als overwerken anders moet worden afgerond dan de normale gewerkte uren, kunnen hier in plaats daarvan afzonderlijke Overwerken-afrekenregels worden geconfigureerd.
In tegenstelling tot de standaard Time Rounding-instellingen, rondt Overtime Rounding de getoonde uren binnen het rapport niet af. Deze functie wordt alleen toegepast op de overwerkovereenkomsten die aan het einde van het rapport worden berekend, waardoor de opgetekende uren van de werknemer en de standaard aantal gewerkte uren ongewijzigd blijven.
Stelt de rondemethode vast die wordt toegepast op het totaal van de overtijd, bijvoorbeeld tot het dichtstbijzijnde blok.
Stelt het tijdsinterval in waarin overwerk wordt afgerond.
Stel bijvoorbeeld de tijdslimiet op 15 minuten om overuren te betalen (0, 15, 30, 45 minuten).
Een buffer wordt toegepast voor elke rondeblokkering. Als de verwerkte tijd binnen de gunstigerijkperiode van een blok valt, wordt deze rondgezoomd naar dat blok.
Bijvoorbeeld, met een blokgrootte van 15 minuten en een overgangsperiode van 3 minuten, zou 12 minuten werkuren worden afgerond tot 15 minuten.
Voorbeeld
In het eerste rapportagescenario is geen overwerkrotering ingesteld, waardoor de totale overwerkvergoeding van de werknemer wordt berekend op basis van het exacte aantal gewerkte overuren.
Voorbeeld
In het tweede rapportagescenario wordt de overwerkafrekening zo ingesteld dat de overwerkvergoeding wordt afgerond op de dichtstbijzijnde 30-minutenmaat. De totale overwerkvergoeding van de werknemer wordt dus afgerond op de dichtstbijzijnde 30-minutenmaat.
Payrolltarieven
In deze sectie wordt beschreven hoe salariskostencodes worden toegewezen aan de uren die in een dienst zijn gewerkt en hoe aanvullende beloningen zoals bonuspercentages en cash-aanpassingen worden geconfigureerd.
Shift-patroon loonpercentages
Toewijzen van een referentiecode voor de payrollrapportage voor elke tarieftype: Normale tarief (werkgelegenheid binnen de uren van de dienst), Overwerktarief (werkgelegenheid na de uren van de dienst), Halve dagvakantie-tarief en Halve dag ziekte-tarief (toegepast op de helft van de uren van de dienst) en Tijdbandtarief (werkgelegenheid binnen het tijdsband, ingesteld in het tabblad Overwerk).
Referentienummers voor salarissen worden beheerd via de knop 'De lijst met referentienummers voor salarissen bekijken' op deze pagina.
Voorbeeld
De medewerker heeft een dienst voltooid die een combinatie van standaard- en overwerkuren omvat. Nadat de medewerker is goedgekeurd voor payroll, worden de uren toegewezen aan de juiste salariekodes die zijn ingesteld binnen het dienstverloop en worden deze weergegeven in het Payrollrapport van het dienstverloop. Dit rapport is vervolgens klaar om te worden geëxporteerd naar de payrollsoftware.
Bonustarief
Wanneer de optie Bonustarief inschakelen is ingeschakeld, wordt er een extra loonstelseltarief toegepast op elke uur gewerkt in de dienst. Deze kan vervolgens worden gekoppeld aan een betalingscode zodat deze kan worden geëxporteerd naar het Shift Pattern Payroll Report.
Voorbeeld
De werknemer heeft een combinatie van standaard- en overwerkuren gewerkt. Het werktijdenschema biedt de mogelijkheid voor een bonuspercentage, waardoor de uren van de werknemer ook worden toegewezen aan het bonuspercentage. De standaard- en overwerkuren blijven toegewezen aan hun respectieve loonpercentages, terwijl dezelfde uren bovendien worden geregistreerd tegen het bonuspercentage voor de payroll.
Cumulatieve rapportage van overwerk voor deze shift
Bepast welke veld voor overwerk wordt ingevuld in het cumulatieve rapport wanneer een werknemer overwerk verdient. Het geselecteerde veld heeft ook invloed op welke overwerkvergoeding wordt weergegeven in de Fixed Employee Based Payroll-rapporten.
Voorbeeld
De cumulatieve rapportagetarieven voor overwerk zijn ingesteld op x2. Alle overuren die tijdens deze dienstperiode zijn verdiend, worden daarom toegewezen aan het veld 'x2 overuren' in het cumulatieve overwerkrapport. Wanneer de salarisadministratie is goedgekeurd en geëxporteerd, wordt de overwerkuren ook toegewezen aan de corresponderende x2 overwerktarieven in het rapport 'Fixed Employee Based Payroll'.
Kasseregeling
Met een Cash Adjustment kan een vast bedrag worden toegewezen aan een shift. Wanneer een medewerker de shift werkt, wordt het geconfigureerde bedrag (Extra vaste bruto salarisbijdrage die moet worden toegevoegd aan de shift) aan zijn loonstrook toegevoegd, ongeacht het aantal gewerkte uren. Deze contante waarde wordt geëxporteerd naar het Fixed Based Employee Payroll als een cash adjustment. Als deze ook moet worden weergegeven in het Shift Pattern Payroll Report, kan een Pay Rate Code worden toegewezen via Cash Adjustment Rate for Payroll.
De Cash Adjustment Hours to Add for Payroll bepaalt hoeveel uur worden toegewezen aan de geselecteerde Pay Rate Code voor elke gewerkte shift. Dit maakt het mogelijk om de cash-aanpassing weer te geven als uur in het Shift Pattern Payroll Report, terwijl de geldwaarde voor de Fixed Based Employee Payroll behouden blijft.
Voorbeeld
De verschuiving is geconfigureerd met een Cash Adjustment van £10. Dit betekent dat de werknemer voor elke dag dat hij/zij in deze dienst werkt een extra £10 ontvangt, ongeacht het aantal gewerkte uren. De Cash Adjustment Hours to Add for Payroll is ingesteld op 1 uur, dus wordt 1 uur toegewezen aan de geselecteerde Pay Rate Code in het Shift Pattern Payroll Report. Nadat deze is goedgekeurd, wordt de Fixed Based Employee Payroll de £10-aanpassing weergegeven in de Cash Adjustment kolom, terwijl het Shift Pattern Payroll Report het equivalent van 1 uur registreert tegen de geselecteerde Pay Rate Code.
Gezonde tijdslijstrapportage: tijden en salarispercentages
Zonede tarieven maken het mogelijk om tot vier afzonderlijke salaristarieven te verdienen gedurende vooraf bepaalde perioden gedurende de dag. In tegenstelling tot overuren berekeningen zijn deze perioden vastgesteld en zijn ze niet afhankelijk van andere regels voor de roosterindeling. Een enkele shift kan worden verdeeld in meerdere salaristarieven, elk met een eigen salaristarief en een eigen multiplicator voor het salaristarief.
Dit werkt alleen met het Zonengebaseerde rapport binnen de rapporten over de dienstplannen.
Voorbeeld
De werknemer werkt gedurende de week verschillende uren, waarbij delen van elke dienst vallen onder verschillende salarisschalen. Het Zoned Report toewijst de gewerkte uren aan de juiste zone op basis van de geconfigureerde tijdsperioden, zodat elke afdeling van de dienst betaald kan worden volgens de corresponderende tarieven.
Extra's
In deze sectie worden extra rapportagemogelijkheden beschreven die beschikbaar zijn binnen shiftplannen.
Stuur een late rapportage per e-mail
Het Tardy-rapport kan automatisch informatie over aanwezigheid sturen naar managers voor medewerkers die naar verwachting die dag aan deze dienst zullen werken. Dit wordt doorgaans ongeveer één uur na de starttijd van de dienst ingesteld, zodat afwezigheden en late aankomsten duidelijk worden gescheiden.
Het e-mailveld ondersteunt maximaal 100 tekens, waardoor meerdere ontvangers kunnen worden ingevoerd zolang ze worden gescheiden door een komma en een spatie. Als u meer dan twee managers nodig heeft om het afwezigheidsrapport te ontvangen, raden we aan een standaard e-mail te instellen waarmee het e-mailbericht automatisch naar de betreffende managers kan worden doorgestuurd.
Voorbeeld
Op het ingestelde tijdstip ontvangen managers een e-mail waarin de aanwezigheidsgegevens van de medewerkers voor de dienst zijn samengevoegd. In de e-mail wordt een CSV-bestand bijgevoegd met de tijdstippen waarop elke medewerker aanwezig was en de status van zijn/haar late verschijning. Op deze manier kunnen managers snel de medewerkers identificeren die aanwezig waren, te laat waren of afwezig waren.
Hebt u hulp nodig bij het configureren van uw werktijden?
Neem contact op en we vertellen u meer over de instellingen en hoe deze van toepassing zijn op uw bedrijf.
Go2Clock Cloud Gehost Tijdregistratiesysteem
English (UK) 
English 
English (Canada) 
Français du Canada 
Svenska 
Português 
Nederlands 
Italiano 
Français 
Español 
Deutsch