Tijdregistratie en aanwezigheid: dromen managers van elektrische schapen?

Blog door Andy | Geplaatst op woensdag 11 december 2019

Stel het je voor: een stille vallei.

Met mos begroeide granieten rotsblokken doorkruisen het zachte, weelderige tapijt van vers gras terwijl ruige schapen al knarsend en kronkelend over de hellingen trekken. Hun dikke, dichte vachten weerkaatsen de fijne ochtendmist en beschermen hun dragers er tegelijkertijd tegen.

De leerachtige kraaienpoten van de herder omsluiten ijzige, scherpe ogen die de contouren van het landschap aftasten en de verspreide kudde in de gaten houden. Controlerend, tellend, posities uitzettend en de situatie lezend als een schaakmeester die met luchtstrategie de talloze aanvals- en verdedigingsroutes bewandelt.

De slanke herdershond Bess staat in de houding, haar fries vacht klapperend met matte vingers in een ongeduldige wind. Ze speurt de rotsen en hoeken van deze idylle af naar rimpelingen in de rust. Haar oren spitsen zich en luisteren naar het zwakste gefluister, één oor ijverig bewaard voor het volgende gecodeerde signaal van haar metgezel.

De troep in de wolken is ongestoord.

Mooi beeld

Waarschijnlijk bestaat het nog ergens. Maar net als alle andere aspecten van het leven, verandert het landschap en hoe we daar het beste in werken. Ooit verzorgden een herder en zijn trouwe hond een kudde van enkele tientallen schapen. Ze waakten over ze en vonden ze als ze afdwaalden. Beschermden hen tegen bedreigingen. Maar zelfs de meest ervaren herder zal ze uit het oog verloren zijn en geprobeerd hebben ze zoveel mogelijk bij elkaar te houden. De tel bijhouden. Ze in het oog houden. En als er dan een wolf kwam, zou de aandacht verslapt zijn en zou het herstel moeizaam verlopen zijn.

Dus nu de landbouw onverbiddelijk opschuift in de richting van grotere schaal, efficiëntie en winst, nemen ze dan meer herders in dienst? Meer honden?

Nee. Zoals overal in het leven en in de zakenwereld speelt technologische vindingrijkheid een rol. Schapen kunnen nu worden gevolgd met GPS. De herder hoeft geen zichtlijn meer te hebben om te weten waar verdwaalde schapen zich kunnen bevinden. Ze kunnen een app op hun mobiele telefoon gebruiken en de posities van al hun schapen op een kaart en ten opzichte van zichzelf zien. Androïden die elektrische schapen zien? Bel Harrison Ford.

Dus waar ben ik nu mee bezig?

Proberen we je over te halen tot een leven van eenvoudig plattelandsgeluk? Klinkt verleidelijk, hè? Maar nee; ik heb de oude allegorie weer gebruikt. Ik leid je langs het tuinpad. Of in dit geval, over een heuvel in midden-Wales.

Ik heb het over het bijhouden van tijd en aanwezigheid.

Het in de gaten houden van individuen en hun bewegingen, vooral in een grote organisatie of over een groot gebied, kan een moeilijke taak zijn. Als je tientallen collega's hebt die komen en gaan, misschien verspreid over meerdere locaties, of misschien zelfs op een externe locatie werken, hoe houd je dan bij wie waar is? Hoe zit het met aannemers of tijdelijk personeel? Werknemers die per uur betaald worden?

Technologie heeft natuurlijk al eerder antwoorden gegeven op deze problemen. Machines die een kaart ponsten om in te klokken en weer uitklokten worden al meer dan een eeuw gebruikt in fabrieken en kantoren - en de termen inklokken en uitklokken zijn nu gemeengoed, zelfs als ze niets met de machines te maken hebben.

De technologie van vroeger had echter een ernstige tekortkoming: je kaart kon dan wel geponst zijn, maar dat betekende niet dat jij degene was die hem had geponst. Kaarten konden worden doorgegeven en laatkomers konden collega's overhalen voor hen te ponsen om te voorkomen dat ze hun loon zouden verliezen of in de problemen zouden komen. Begrijpelijk, hoewel onethisch, maar het leverde grote problemen op wanneer een werkgever in geval van nood moest weten wie er in een gebouw aanwezig was. Toen de metaforische wolf arriveerde.

Evolutie

De eenvoudige inklokmachine heeft de 21e eeuw bereikt en is geëvolueerd tot zeer geavanceerde biometrische tijdregistratie- en aanwezigheidssystemen. De kaarten om te ponsen voor collega's die te laat komen zijn verleden tijd. Met deze slimme nieuwe vingerafdruk, oog of gezicht is je kaart. Je kunt snel nieuw personeel, aannemers en uitzendkrachten registreren door ze aan de machine ‘voor te stellen’ - ze nemen willekeurige metingen van het gezicht, de hand of het cijfer dat ze te zien krijgen en zetten die metingen vervolgens om in een algoritme. Ze slaan de afbeeldingen of vingerafdrukken niet op - alleen een reeks getallen - dus ieders privacy en identiteit is veilig. Ze kunnen herkennen dat jij jij bent, maar ze kunnen je gezicht of vingerafdruk niet reproduceren.

Deze briljante nieuwerwetse tijdregistratie apparaten kunnen ook in allerlei situaties geplaatst worden. Als je meer dan één locatie hebt, kun je op elke locatie apparaten installeren en kan je personeel zich op hun werkplek aanmelden. Er zijn zelfs robuuste, draagbare versies die je op buitenlocaties kunt plaatsen, zoals bouwterreinen of sportfaciliteiten. Buitenlocaties en de, zullen we maar zeggen, minder schoon Locaties zijn ook gebaat bij machines die de robuustere handen lezen of gezichtsherkenning gebruiken zodat het apparaat niet aangeraakt hoeft te worden.

Pijnstillers toedienen

Bekijk Idency's Overzichtsvideo Go2Clock om uit te vinden hoe deze cloud-gebaseerde tijdregistratiesoftware al je klokgegevens naar één plek kan brengen... toegankelijk op elk apparaat.

Oh, en ze vereenvoudigen je administratie. De tijdregistratiegegevens kunnen worden gerapporteerd en geëxporteerd voor de salarisadministratie om jou of je HR-afdeling te helpen synchroniseren met hun personeels- en salarisadministratie. Voor het realtime monitoren van je personeel zijn er cloudgebaseerde opties waarmee je klokgegevens via elke browser kunt bekijken, inclusief je mobiele telefoon.

Dus, net als de herders met hun digitaal bewaakte kuddes, kun je bijhouden wie waar is en wanneer ze daar zijn zonder alomtegenwoordig te zijn of te vertrouwen op het geheugen van collega's. Met buitenapparaten zou de herder zelfs zijn eigen tijd en aanwezigheid op de heuvel kunnen bijhouden. Met apparaten voor buiten zou de herder zelfs zijn eigen tijd en aanwezigheid op de heuvel kunnen bijhouden.

Ah, maar sorry Bess. Ik weet niet zeker of je poten gaan werken.

Meer informatie over onze oplossingen voor tijdregistratie en aanwezigheid of contact opnemen.