I sistemi biometrici per il rilevamento dell’orario di lavoro sono legali nel Regno Unito? Una guida per i datori di lavoro per il 2026

Blog di Adam | Pubblicato su Giovedì 15 ottobre 2026

Cosa si considera dati biometrici?

I dati biometrici sono informazioni derivate dalle caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali di una persona e trattate utilizzando tecnologie che consentono la loro identificazione univoca.

Per i sistemi di rilevamento orario e presenza, ciò include più comunemente:

• dita delle mani;
• riconoscimento facciale;
• analisi dell’iride o della retina; e
• in alcune applicazioni, riconoscimento vocale.

Un sistema biometrico converte tipicamente il parametro da misurare in un modello biometrico che può essere successivamente utilizzato per verificare o identificare l’individuo.

Questa distinzione merita di essere compresa. Un terminale per il conteggio delle impronte digitali, ad esempio, non necessita necessariamente di lavorare continuamente con una fotografia convenzionale dell’impronta digitale di un dipendente. I sistemi moderni possono invece utilizzare modelli biometrici matematici per la comparazione.

Tuttavia, ciò non significa che le informazioni siano al di fuori della normativa sulla protezione dei dati.

Quando i dati biometrici vengono utilizzati per identificare univocamente una persona – come avviene normalmente quando un dipendente si registra all’interno dell’azienda utilizzando il volto o l’impronta digitale – sono classificati come dati personali di categoria speciale ai sensi della legislazione britannica sulla protezione dei dati e beneficiano di una protezione aggiuntiva.

Quindi, i sistemi biometrici per il rilevamento dell’orario sono legali?

Sì.

Non esiste un divieto generale nel Regno Unito per i datori di lavoro che utilizzano il riconoscimento facciale, le impronte digitali o altre tecnologie biometriche per il controllo dell’orario di lavoro. Tuttavia, un datore di lavoro non può semplicemente decidere che il sistema biometrico per il controllo dell’orario di lavoro sia conveniente e supporre che sia sufficiente a giustificare tale scelta.

Il Ufficio del Commissario per la Protezione dei Dati (ICO) afferma che le organizzazioni dovrebbero valutare se il trattamento biometrico sia necessario necessario e proporzionato e se un metodo meno intrusivo potesse ragionevolmente raggiungere lo stesso obiettivo.

Ad esempio, le alternative potrebbero includere:

• Carte o fobs RFID;
• Numeri PIN;
• applicazioni mobili;
• o carte intelligenti

Questo non significa che un'alternativa sia sempre migliore della biometria.

Un datore di lavoro può avere ragioni legittime per cui un sistema biometrico sia particolarmente adatto al suo contesto.

Il punto importante è che l'organizzazione dovrebbe avere ha considerato le alternative e documentato il motivo per cui ha scelto la biometria.

Gli impiegati possono davvero dare il loro consenso?

Perché il consenso sia valido, deve essere dato liberamente.

In una relazione tra datore di lavoro e dipendente ciò è più difficile perché esiste un evidente squilibrio di potere. Un dipendente potrebbe ritenere che rifiutare una richiesta del proprio datore di lavoro possa avere ripercussioni negative su di lui, anche se il datore di lavoro non ha alcuna intenzione di farlo.

Questo non significa che i datori di lavoro non possano mai affidarsi al consenso.

L’ICO indica specificamente che il consenso può essere appropriato quando ai dipendenti viene data una reale scelta, inclusa un’alternativa adeguata per coloro che non desiderano che le loro informazioni biometriche vengano trattate.

Ad esempio, un datore di lavoro potrebbe consentire ai propri dipendenti di scegliere tra: Riconoscimento facciale o tramite impronte digitali o una carta RFID o un PIN.

Un dipendente che sceglie l’opzione non biometrica non dovrebbe subire penalità o disagi a causa di tale scelta. In caso di consenso come base giuridica, i dipendenti devono inoltre poter ritirare tale consenso.

È necessario un DPIA

Prima di introdurre l'identificazione biometrica per i dipendenti, le aziende dovrebbero effettuare una Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA)*.

In effetti, l’ICO precisa che una DPIA deve essere completata quando i dati biometrici saranno trattati allo scopo di identificare univocamente i lavoratori, poiché questo tipo di trattamento è considerato ad alto rischio.

La DPIA dovrebbe essere completata prima che il sistema entri in funzione.

Tra le altre cose, offre all'azienda l'opportunità di documentare:

• perché viene introdotto il sistema;
• quali informazioni biometriche saranno trattate;
• chi avrà accesso a questo;
• dove saranno conservate le informazioni;
• per quanto tempo sarà conservato;
• quali misure di sicurezza sono in vigore;
• quali rischi esistono per i dipendenti;
• come questi rischi saranno mitigati;
• quali alternative alla biometria sono state considerate;
• perché l’approccio scelto è necessario e proporzionato; e
• come i dipendenti possono esprimere le proprie preoccupazioni o esercitare i propri diritti in materia di protezione dei dati.

Non dovrebbe essere considerato semplicemente un documento da compilare dopo aver deciso quale terminale biometrico acquistare.

In linea di massima, le considerazioni relative alla privacy e alla protezione dei dati dovrebbero essere parte integrante del processo di selezione e implementazione fin dall’inizio.

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I dipendenti devono sapere cosa succede ai loro dati

La trasparenza è un altro requisito fondamentale.

I dipendenti devono essere chiaramente informati sul sistema biometrico e sul modo in cui le loro informazioni personali vengono utilizzate.

L'ICO afferma che ai lavoratori dovrebbero essere comunicate informazioni che includono:

• come funziona il sistema;
• quali informazioni personali vengono raccolte;
• come queste informazioni saranno utilizzate; e
• Lo scopo del monitoraggio.

Questo costituirà normalmente parte della politica sulla privacy e sulla biometria dei dipendenti dell’organizzazione.

L'esposizione dovrebbe essere scritta in un linguaggio che i dipendenti possano comprendere davvero, anziché essere nascosta all'interno di un lungo documento sulla protezione dei dati.

Pensa attentamente alla sicurezza

Una password dimenticata può essere modificata; il vostro impronta digitale no.

Questa è una delle ragioni fondamentali per cui le informazioni biometriche richiedono una protezione accurata.

Gli datori di lavoro dovrebbero quindi comprendere esattamente quali informazioni il loro sistema scelto memorizza e dove è memorizzato.

Le domande da porre al vostro fornitore di servizi biometrici includono:

• Il sistema memorizza immagini o modelli biometrici?
• Dove vengono conservati i modelli biometrici?
• Sono memorizzati sul dispositivo, centralmente, o entrambi?
• Le informazioni sono criptate?
• Chi può accedervi?
• I dati biometrici vengono trasferiti al di fuori del Regno Unito?
• Come vengono cancellate le informazioni quando un dipendente lascia l'azienda?
• Cosa succede se un terminale di registrazione viene perso, rubato o compromesso?
• Quali sono gli accordi contrattuali in vigore tra l’azienda e i suoi fornitori di tecnologia?

Le organizzazioni dovrebbero inoltre applicare il principio di Minimizzazione dei dati: raccogliere e conservare solo le informazioni effettivamente necessarie per lo scopo dichiarato.

Anche l'accuratezza e l'equità sono importanti

Il riconoscimento biometrico non è infallibile.

I datori di lavoro dovrebbero considerare i casi di coincidenze false, le identificazioni non corrette e se una tecnologia funzioni in modo uniforme per il personale impiegato.

L’ICO sottolinea in particolare la necessità di considerare le prestazioni e l’equità della tecnologia di riconoscimento facciale in relazione ai diversi gruppi di persone.

Le aziende dovrebbero quindi avere un meccanismo per risolvere rapidamente i problemi.

Un dipendente non dovrebbe, ad esempio, perdere il salario semplicemente perché un terminale biometrico non ha riconosciuto correttamente la sua identità.

L’ICO raccomanda di rendere disponibile la possibilità di revisione manuale quando i lavoratori riscontrano problemi causati da errori di identificazione automatica.

Dagli impronte digitali, al riconoscimento facciale o all’RFID?

La conformità non significa necessariamente che ogni organizzazione debba adottare la stessa scelta tecnologica.

I diversi ambienti di lavoro richiedono approcci diversi.

Riconoscimento facciale Possono fornire un monitoraggio orario veloce e senza contatto e possono essere particolarmente utili in ambienti in cui i dipendenti non possono utilizzare comodamente carte o toccare un sensore di impronte digitali.

Riconoscimento delle impronte digitali offre un metodo biometrico semplice che è stato ampiamente utilizzato per applicazioni di rilevamento orario e orario di lavoro.

Schede e portachiavi RFID offrire un'alternativa non biometrica e potrebbe essere preferibile in caso di organizzazioni che non possano giustificare adeguatamente il trattamento biometrico o in caso di dipendenti che scelgano di non utilizzare la biometria.

Una piattaforma di gestione orario e assenze in grado di supportare diverse tecnologie di autenticazione può quindi offrire alle organizzazioni una maggiore flessibilità rispetto all’obbligo per ogni dipendente di utilizzare la stessa modalità.

Una lista pratica di controllo per l'orario e la presenza dei dipendenti tramite biometria

Prima di introdurre un sistema di orologio biometrico, i datori di lavoro dovrebbero essere in grado di rispondere alle seguenti domande:

• Abbiamo una ragione ben definita per l’utilizzo della biometria?
• Abbiamo considerato alternative meno invasive?
• Possiamo dimostrare che il nostro approccio è necessario e proporzionato?
• Abbiamo identificato una base giuridica appropriata?
• Abbiamo identificato una condizione valida per il trattamento dei dati delle categorie speciali?
• Abbiamo completato un DPIA?
• Gli impiegati sono stati adeguatamente informati?
• Se ci affidiamo al consenso, è davvero facoltativo?
• Possiamo offrire un'alternativa non biometrica appropriata?
• Capiamo esattamente quali informazioni biometriche vengono memorizzate?
• Le informazioni sono adeguatamente protette?
• Abbiamo procedure di conservazione e cancellazione adeguate?
• È possibile rivedere manualmente i risultati di taratura o identificazione errati?
• I nostri fornitori forniscono informazioni appropriate sulla protezione e la sicurezza dei dati?

Se la risposta a una di queste domande è “no” o “non sappiamo”, quella zona dovrebbe essere analizzata prima che il sistema venga introdotto.

State valutando l'utilizzo della tecnologia biometrica per il rilevamento dell'orario di lavoro?

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Questo articolo fornisce informazioni generali sui sistemi biometrici per il rilevamento dell’orario di lavoro e non deve essere considerato un consiglio legale. Le disposizioni in materia di protezione dei dati dipendono dalle specifiche circostanze di ogni organizzazione. I datori di lavoro dovrebbero consultare le linee guida attuali dell’ICO e, ove necessario, avvalersi di consulenza legale specializzata.