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¿Son legales los sistemas biométricos de control de asistencia en el Reino Unido? Una guía para los empleadores para 2026
Blog de Adam | Publicado en jueves 15 de octubre de 2026
Los lectores de huellas dactilares y los terminales de reconocimiento facial ofrecen a las empresas una forma rápida y conveniente de registrar la asistencia de los empleados. Pueden ayudar a eliminar las tarjetas olvidadas, reducir la práctica de “punching de compañeros de trabajo”, mejorar la precisión de los registros de asistencia y automatizar el flujo de datos de registro de horas en los sistemas de recursos humanos y nómina de sueldos.
Pero dado que los datos biométricos reciben una protección adicional bajo la legislación de protección de datos del Reino Unido, los empleadores nos hacen, comprensiblemente, una pregunta más que casi cualquier otra:
¿Es realmente legal utilizar la biometría para el registro de tiempo y asistencia de los empleados en el Reino Unido?
La respuesta breve es sí – Los sistemas biométricos de control de la asistencia laboral pueden utilizarse legalmente en el Reino Unido.
Sin embargo, las organizaciones deben considerar cuidadosamente por qué utilizan la biometría, si su uso es necesario y proporcional, cómo se protege la información de los empleados y qué alternativas existen.
Esto es lo que los empleadores deben saber en 2026
¿Qué se considera datos biométricos?
Los datos biométricos son información derivada de las características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona y procesados mediante tecnología para permitir su identificación única.
En los sistemas de tiempo y asistencia, esto suele incluir:
- dactilares;
- reconocimiento facial;
- escaneado de iris o retina; y
- en algunas aplicaciones, reconocimiento de voz.
Un sistema biométrico normalmente convierte la característica medida en una plantilla biométrica que posteriormente se puede utilizar para verificar o identificar a la persona.
Esta distinción merece ser entendida. Un terminal de registro de huellas dactilares, por ejemplo, no necesariamente necesita trabajar continuamente con una fotografía convencional de la huella dactilar de un empleado. Los sistemas modernos pueden utilizar en cambio plantillas biométricas matemáticas para la comparación.
Sin embargo, esto no significa que esa información esté fuera de la ley de protección de datos.
Cuando los datos biométricos se utilizan para identificar de forma exclusiva a una persona (como suele ocurrir cuando un empleado se registra utilizando su rostro o su huella digital), se consideran datos personales de categoría especial según la legislación de protección de datos del Reino Unido y reciben protección adicional.
Entonces, ¿los sistemas de cronometraje biométrico son legales?
Sí.
No existe una prohibición general en el Reino Unido para que los empleadores utilicen reconocimiento facial, huellas dactilares u otras tecnologías biométricas para controlar la hora y la asistencia laboral. Sin embargo, un empleador no puede simplemente decidir que el registro biométrico es conveniente y asumir que esa es la justificación suficiente.
El Oficina del Comisionado de Información (ICO) dice que las organizaciones deberían considerar si el procesamiento biométrico es Necesario y proporcional y si un método menos intrusivo podría lograr razonablemente el mismo objetivo.
Por ejemplo, las alternativas podrían incluir:
- Tarjetas RFID o llaveros;
- Nombres de PIN;
- aplicaciones móviles;
- o tarjetas inteligentes
Esto no significa que una alternativa siempre sea mejor que la biometría.
Un empleador puede tener razones legítimas para considerar que un sistema biométrico es particularmente adecuado para su entorno.
El punto importante es que la organización debería tener consideró las alternativas y documentó por qué ha elegido la biometría.
Se requiere tanto una base legal como una condición de categoría especial
Esta es una de las áreas más importantes para que los empleadores las comprendan.
Debido a que la identificación biométrica implica datos de categoría especial, una organización generalmente debe establecer:
- una base legal adecuada para el tratamiento de datos personales conforme al artículo 6 del RGPD del Reino Unido; y
- una condición separada para el tratamiento de datos de categoría especial de conformidad con el artículo 9.
La base correcta dependerá de las circunstancias y de la razón de la organización para introducir el sistema.
La ICO dice que El consentimiento explícito es probablemente la condición más apropiada en muchos escenarios de reconocimiento biométrico..
Sin embargo, el consentimiento adquiere una importancia particular –y potencialmente complicada– en el contexto de una relación laboral.
¿Pueden los empleados consentir realmente?
Para que el consentimiento sea válido, debe ser otorgado libremente.
Esto es más difícil en una relación empleador-empleado porque existe un desequilibrio obvio de poder. Un empleado puede sentir que negar un pedido de su empleador podría afectarlo negativamente, incluso si el empleador no tiene la intención de hacerlo.
Esto no significa que los empleadores nunca puedan depender del consentimiento.
La ICO indica específicamente que el consentimiento puede ser adecuado cuando se ofrece a los empleados una opción real, incluida una alternativa adecuada para las personas que no desean que se procesen sus datos biométricos.
Por ejemplo, un empleador podría permitir que el personal elija entre: Reconocimiento facial o por huellas dactilares o una tarjeta RFID o un PIN.
Una persona que opte por la opción no biométrica no debería verse penalizada o desfavorecida como consecuencia. En los casos en que se base la decisión en el consentimiento, los empleados también deben poder retirar ese consentimiento.
Se requiere una DPIA
Antes de introducir la identificación biométrica para los empleados, las empresas deberían llevar a cabo un Evaluación de impacto en protección de datos (DPIA)*.
De hecho, la ICO indica que se debe realizar una DPIA cuando se procesen datos biométricos con el fin de identificar de forma única a los trabajadores, ya que este tipo de tratamiento se considera de alto riesgo.
La DPIA debe completarse antes de que el sistema entre en funcionamiento.
Entre otras cosas, esto brinda a la empresa la oportunidad de documentar:
- ¿Por qué se está introduciendo el sistema;
- qué información biométrica se procesará;
- quién tendrá acceso a ella;
- dónde se almacenarán la información;
- ¿durante cuánto tiempo se conservará;
- ¿Qué medidas de seguridad existen?;
- ¿Qué riesgos existen para los empleados?;
- cómo se mitigarán esos riesgos;
- ¿Qué alternativas a la biometría se consideraron;
- por qué el enfoque elegido es necesario y proporcional; y
- cómo los empleados pueden expresar sus inquietudes o ejercer sus derechos de protección de datos.
Esto no debería considerarse simplemente un documento a completar tras decidir qué terminal biométrico comprar.
Idealmente, las consideraciones de privacidad y protección de datos deberían formar parte del proceso de selección y implementación desde el principio.
*En Idency podemos ayudarle con una DPIA, por favor Contáctenos para más información.
Los empleados deben saber qué está sucediendo con sus datos
La transparencia es otra exigencia fundamental.
Los empleados deben recibir información clara sobre el sistema biométrico y cómo se utilizan sus datos personales.
La ICO dice que se debe informar a los trabajadores de la información que incluye:
- cómo funciona el sistema;
- qué información personal se recopila;
- cómo se utilizará esa información; y
- el propósito del monitoreo.
Esto normalmente formará parte de la política de privacidad y biometría de los empleados de la organización.
La explicación debería escribirse en un lenguaje que los empleados puedan entender realmente, en lugar de estar oculto dentro de un documento largo sobre protección de datos.
Piense cuidadosamente en la seguridad
Una contraseña olvidada se puede cambiar. Su huella dactilar no se puede cambiar.
Esta es una de las razones fundamentales por las que la información biométrica requiere una protección cuidadosa.
Los empleadores deberían entender exactamente qué información almacena su sistema elegido y dónde se almacena.
Algunas preguntas que vale la pena hacerle a su proveedor de biometría son:
- ¿El sistema almacena imágenes o plantillas biométricas?
- ¿Dónde se almacenan los modelos biométricos?
- ¿Se almacenan en el dispositivo, de forma centralizada, o ambos?
- ¿La información está encriptada?
- ¿Quién puede acceder a ella?
- ¿Se transfieren los datos biométricos fuera del Reino Unido?
- ¿Cómo se eliminan los datos cuando un empleado deja la empresa?
- ¿Qué sucede si se pierde, se roba o se compromete un terminal de registro de tiempo?
- ¿Qué acuerdos contractuales existen entre el empleador y sus proveedores de tecnología?
Las organizaciones también deberían aplicar el principio de Minimización de los datosRecoger y conservar únicamente la información realmente necesaria para el propósito indicado.
La precisión y la equidad también importan
El reconocimiento biométrico no es infalible.
Los empleadores deberían considerar los casos de coincidencias falsas, las identificaciones falladas y si una tecnología funciona de forma consistente para la fuerza laboral.
La ICO destaca particularmente la necesidad de considerar el rendimiento y la equidad de la tecnología de reconocimiento facial en diferentes grupos de personas.
Las empresas deberían por tanto contar con un mecanismo para resolver rápidamente los problemas.
Un empleado no debería perder su salario simplemente porque un terminal biométrico no haya podido reconocerlo correctamente.
La ICO recomienda poner a disposición la posibilidad de realizar revisiones manuales cuando los trabajadores experimentan problemas causados por errores de identificación automática.
El caso Serco: una advertencia importante para los empleadores
Uno de los casos más significativos en el Reino Unido relacionados con el control biométrico de la asistencia tuvo lugar en 2024.
La ICO ordenó a Serco Leisure y a varias empresas asociadas que dejaran de utilizar el reconocimiento facial y la escaneado de huellas dactilares para controlar la asistencia de más de 2.000 empleados en 38 centros de ocio.
Lo importante es que la acción de cumplimiento no se llevó a cabo simplemente porque Serco utilizaba biometría.
La ICO concluyó que las organizaciones no habían demostrado suficientemente por qué el seguimiento biométrico era necesario. Necesario y proporcional cuando existían opciones menos intrusivas como tarjetas o llaveros.
Además, se destacó que no se había ofrecido de forma proactiva a los empleados una alternativa clara para proporcionar sus datos faciales y de huellas dactilares.
El caso es, por lo tanto, un recordatorio importante de que implementar tecnología biométrica va mucho más allá de elegir un dispositivo técnicamente seguro. Los empleadores también deben poder justificar ¿Por qué la identificación biométrica es adecuada para su caso de uso particular?.
¿Se ha cambiado algo en 2026?
La legislación de protección de datos del Reino Unido ha evolucionado recientemente a través de Ley de Datos (Utilización y Acceso) de 2025 (DUAA).
Todas las disposiciones de protección de datos de la Ley estaban en vigor a partir de 19 de junio de 2026.
Al momento de redactarse este artículo, la ICO afirma que su guía existente sobre reconocimiento biométrico y monitoreo de los trabajadores es en proceso de revisión tras los cambios introducidos por el DUAA.
Las empresas que utilicen o consideren la biometría deberían, por tanto, seguir monitoreando las directrices de la ICO y revisar sus políticas y DPIA cuando cambien las directrices.
El mensaje fundamental sigue siendo claro: la identificación biométrica es un proceso sensible y las organizaciones deben poder demostrar que la están utilizando de forma responsable.
¿Dactiloscopia, reconocimiento facial o RFID?
El cumplimiento no significa necesariamente que todas las organizaciones deban elegir la misma tecnología.
Los diferentes entornos laborales requieren enfoques diferentes.
Reconocimiento facial puede proporcionar un registro horario rápido y sin contacto y puede ser particularmente útil en entornos donde los empleados no pueden utilizar tarjetas de forma conveniente ni tocar un sensor de huellas dactilares.
Reconocimiento de huellas dactilares proporciona un método biométrico simple que se ha utilizado ampliamente en aplicaciones de tiempo y asistencia.
Tarjetas y llaveros RFID proporcionar una alternativa no biométrica y puede ser preferible en aquellos casos en los que una organización no pueda justificar suficientemente el procesamiento biométrico o en los que los empleados individuales decidan no utilizar la biometría.
Una plataforma de control de asistencia que pueda soportar diferentes tecnologías de autenticación puede ofrecer a las organizaciones una mayor flexibilidad que la necesidad de que cada empleado utilice el mismo método.
Una lista de verificación práctica para el registro de tiempo y asistencia biométrico
Antes de introducir un sistema de control de horarios biométrico, los empleadores deberían poder responder a las siguientes preguntas:
- ¿Tenemos una razón claramente definida para utilizar la biometría?
- ¿Hemos considerado alternativas menos intrusivas?
- ¿Podemos demostrar que nuestro enfoque es necesario y proporcional?
- ¿Hemos identificado una base legal adecuada?
- ¿Hemos identificado una condición válida para el procesamiento de datos de categoría especial?
- ¿Hemos realizado una DPIA?
- ¿Los empleados han sido debidamente informados?
- Si confiamos en el consentimiento, ¿es realmente opcional?
- ¿Podemos ofrecer una alternativa no biométrica adecuada?
- ¿Entendemos exactamente qué información biométrica se almacena?
- ¿La información está suficientemente protegida?
- ¿Tenemos procedimientos adecuados de retención y eliminación?
- ¿Es posible revisar manualmente los resultados de la calibración o la identificación incorrectos?
- ¿Los proveedores proporcionan información adecuada sobre protección y seguridad de datos?
Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es “no” o “no lo sabemos”, esa área debería ser investigada antes de que se introduzca el sistema.
La biometría como parte de un sistema moderno de control de horas de trabajo
Cuando se implementa de manera adecuada, la tecnología biométrica puede ser una forma muy eficaz de registrar la asistencia de los empleados.
Pero el terminal de registro físico es solo una parte de la ecuación.
Cada vez más, las empresas quieren que la información sobre asistencia fluya directamente a los sistemas de recursos humanos y personal que ya utilizan, en lugar de tener que administrar un sistema de registro de tiempo aislado y mantener registros de los empleados dos veces.
IdencyTime brinda una conexión entre el tiempo físico y los dispositivos de asistencia y las plataformas modernas de recursos humanos, permitiendo a las organizaciones integrar los datos de registro de horas con los procesos de gestión de empleados más generales.
Puede soportar organizaciones que utilicen dispositivos biométricos, así como métodos de autenticación alternativos como la RFID, lo que permite seleccionar el método de registro más adecuado para cada entorno.
El resultado puede ser un enfoque más preciso, automatizado y manejable para el registro de tiempo y asistencia, al tiempo que permite a las organizaciones poner en práctica los procesos adecuados de protección de datos en torno a la tecnología que elijan.
¿Consideras la tecnología biométrica para el control de horarios?
Si está considerando la opción de huellas dactilares, reconocimiento facial, RFID o un sistema integrado de tiempo y asistencia, Idency puede ayudarle a explorar las opciones disponibles y a identificar la estrategia que mejor se adapte a su organización.
También podemos ayudarle a entender cómo los terminales de registro físico pueden integrarse con sus sistemas de recursos humanos existentes a través de IdencyTime, Esto reduce la duplicación de la administración y permite a su empresa acceder a información precisa y actualizada sobre la asistencia de sus empleados.
Habla con el equipo de Idency sobre sus requisitos de tiempo de trabajo y asistencia.
Este artículo proporciona información general sobre los sistemas biométricos de control de acceso y no debe considerarse un asesoramiento legal. Los requisitos de protección de datos dependen de las circunstancias de cada organización. Los empleadores deben consultar las directrices actuales de la ICO y obtener asesoramiento jurídico especializado cuando corresponda.
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