Os sistemas de tempo e presença biométricos são legais no Reino Unido? Um guia para empregadores para 2026

Blogueiro Adam | Publicado em Quinta-feira, 15 de outubro de 2026

O que se considera dados biométricos?

Os dados biométricos são informações derivadas das características físicas, fisiológicas ou comportamentais de alguém e processadas usando tecnologia para que possam ser identificados de forma exclusiva.

Nos sistemas de tempo e presença, isso geralmente inclui:

• impressões digitais;
• reconhecimento facial;
• escaneamento de íris ou retina; e
• em algumas aplicações, reconhecimento de voz.

Um sistema biométrico normalmente converte a característica a ser medida em um modelo biométrico que pode ser posteriormente utilizado para verificar ou identificar o indivíduo.

Essa distinção merece atenção. Um terminal de registro de impressão digital, por exemplo, não precisa necessariamente trabalhar continuamente com uma fotografia convencional da impressão digital de um funcionário. Sistemas modernos podem, em vez disso, utilizar modelos biométricos matemáticos para a correspondência.

No entanto, isso não significa que essa informação esteja fora da legislação de proteção de dados.

Quando os dados biométricos são usados para identificar de forma exclusiva alguém – como normalmente acontece quando um funcionário entra no sistema usando o rosto ou a impressão digital – eles são classificados como dados pessoais de categoria especial nos termos da legislação de proteção de dados do Reino Unido e recebem proteção adicional.

Portanto, os sistemas de monitoramento biométrico são legais?

Sim.

Não existe uma proibição geral no Reino Unido que proíba os empregadores de utilizar reconhecimento facial, impressões digitais ou outras tecnologias biométricas para controlar a hora de trabalho. No entanto, um empregador não pode simplesmente decidir que o registro biométrico é conveniente e assumir que isso constitui uma justificativa suficiente.

O Oficina do Comissário de Informação (ICO) afirma que as organizações devem considerar se o processamento biométrico é necessário necessário e proporcional e se um método menos intrusivo poderia alcançar razoavelmente o mesmo objetivo.

Por exemplo, as alternativas podem incluir:

• Cartões ou fivelas RFID;
• Nomes de PIN;
• aplicações móveis;
• ou cartões inteligentes

Isso não significa que uma alternativa sempre será melhor do que a biometria.

Um empregador pode ter motivos legítimos para considerar que um sistema biométrico é particularmente adequado para o seu ambiente.

O ponto importante é que a organização deve ter considerou as alternativas e documentou o motivo pelo qual optou pela biometria.

Os funcionários podem realmente consentir?

Para que o consentimento seja válido, ele deve ser dado livremente.

Isso é mais difícil em um relacionamento empregador-empregado porque existe um desequilíbrio óbvio de poder. Um empregado pode sentir que recusar um pedido do seu empregador poderia afetá-lo negativamente, mesmo que o empregador não tenha essa intenção.

Isso não significa que os empregadores nunca possam depender do consentimento.

A ICO indica especificamente que o consentimento pode ser adequado quando os funcionários têm uma escolha genuína, incluindo uma alternativa adequada para pessoas que não desejam que suas informações biométricas sejam processadas.

Por exemplo, um empregador pode permitir que os funcionários escolham entre: Reconhecimento facial ou por impressão digital ou um cartão RFID ou um PIN.

Uma pessoa que escolha a opção sem biometria não deve ser penalizada ou desfavorecida como resultado. Quando o consentimento for a base utilizada, os funcionários também devem poder retirar esse consentimento.

É necessária uma DPIA

Antes de introduzir a identificação biométrica para os funcionários, as empresas devem realizar um Avaliação de Impacto na Proteção de Dados (DPIA)*.

Na verdade, a ICO afirma que uma DPIA deve ser realizada quando dados biométricos forem processados para fins de identificação única dos trabalhadores, pois esse tipo de processamento é considerado de alto risco.

A DPIA deve ser concluída antes que o sistema seja lançado ao público.

Entre outras coisas, isso dá ao empregador a oportunidade de documentar:

• por que o sistema está sendo implementado;
• qual informação biométrica será processada;
• quem terá acesso a ela;
• onde as informações serão armazenadas;
• o tempo de retenção;
• qual as medidas de segurança adotadas;
• que riscos existem para os funcionários;
• como esses riscos serão mitigados;
• Quais alternativas à biometria foram consideradas;
• por que a abordagem escolhida é necessária e proporcional; e
• como os funcionários podem apresentar reclamações ou exercer os seus direitos de proteção de dados.

Isso não deve ser visto apenas como um procedimento burocrático a ser concluído após a decisão sobre qual terminal biométrico comprar.

Idealmente, considerações de privacidade e proteção de dados deveriam fazer parte do processo de seleção e implementação desde o início.

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Os funcionários devem saber o que está acontecendo com seus dados

A transparência é outra exigência fundamental.

Os funcionários devem ser claramente informados sobre o sistema biométrico e sobre como as suas informações pessoais estão sendo utilizadas.

A ICO afirma que os trabalhadores devem receber informações que incluem:

• como o sistema funciona;
• qualas informações pessoais são coletadas;
• como essa informação será utilizada; e
• o objetivo do monitoramento.

Isso normalmente será parte da política de privacidade e biometria dos funcionários da organização.

A explicação deve ser escrita de forma que os funcionários possam realmente entender, em vez de ficar escondida dentro de um documento longo sobre proteção de dados.

Pense cuidadosamente sobre a segurança

Uma senha esquecida pode ser alterada. Sua impressão digital não pode ser alterada.

Esta é uma das razões fundamentais pelas quais a informação biométrica requer proteção cuidadosa.

Os empregadores devem, portanto, entender exatamente qual informação o sistema escolhido armazena e onde é armazenada.

As perguntas que você deve fazer ao seu fornecedor de biometria incluem:

• O sistema armazena imagens ou modelos biométricos?
• Onde são armazenados os modelos biométricos?
• Estão armazenados no dispositivo, centralmente, ou ambos?
• A informação está criptografada?
• Quem pode acessá-lo?
• Os dados biométricos são transferidos para fora do Reino Unido?
• Como as informações são apagadas quando um funcionário deixa a empresa?
• O que acontece se um terminal de registro de horário for perdido, roubado ou comprometido?
• Que acordos contratuais existem entre o empregador e os seus fornecedores de tecnologia?

As organizações também devem aplicar o princípio de Minimização de dados: coletar e manter apenas as informações verdadeiramente necessárias para o propósito declarado.

A precisão e a equidade também são importantes

O reconhecimento biométrico não é infalível.

Os empregadores devem considerar casos de correspondências falsas, identificações não realizadas e se uma tecnologia funciona consistentemente para a força de trabalho.

A ICO destaca particularmente a necessidade de considerar o desempenho e a equidade da tecnologia de reconhecimento facial em diferentes grupos de pessoas.

As empresas devem, portanto, ter um mecanismo para resolver rapidamente problemas.

Por exemplo, um funcionário não deve perder o seu salário simplesmente porque um terminal biométrico não reconheceu-o corretamente.

A ICO recomenda disponibilizar a revisão manual quando os trabalhadores enfrentarem problemas causados por erros de identificação automática.

Impressão digital, reconhecimento facial ou RFID?

A conformidade não significa necessariamente que todas as organizações devem fazer a mesma escolha tecnológica.

Ambientes de trabalho diferentes exigem abordagens diferentes.

Reconhecimento facial Possui capacidade de registrar o tempo de forma rápida e sem contato e pode ser particularmente útil em ambientes onde os funcionários não podem usar cartões ou tocar em um sensor de impressão digital de forma conveniente.

Reconhecimento de impressões digitais Proporciona um método biométrico simples que é amplamente utilizado em aplicações de tempo e presença.

Cartões e porta-chaves RFID proporcionar uma alternativa não biométrica e pode ser preferível quando uma organização não conseguir justificar adequadamente o processamento biométrico ou quando os funcionários individuais optem por não utilizar a biometria.

Uma plataforma de tempo e presença capaz de suportar diferentes tecnologias de autenticação pode, portanto, proporcionar às organizações uma maior flexibilidade do que exigir que todos os funcionários usem o mesmo método.

Uma lista prática de verificação de tempo e presença biométrica

Antes de introduzir um sistema de registro de horário biométrico, os empregadores devem poder responder às seguintes perguntas:

• Existe uma razão claramente definida para o uso da biometria?
• Já consideramos alternativas menos intrusivas?
• Podemos demonstrar que a nossa abordagem é necessária e proporcional?
• Identificámos uma base legal adequada?
• Identificámos uma condição válida para o tratamento de dados de categorias especiais?
• Tiveram concluído um DPIA?
• Os funcionários foram devidamente informados?
• Se dependermos do consentimento, é realmente opcional?
• Será possível fornecer uma alternativa não biométrica apropriada?
• Entendemos exatamente quais informações biométricas são armazenadas?
• A informação está devidamente protegida?
• Temos procedimentos adequados de retenção e eliminação de dados?
• É possível revisar manualmente os resultados de cronometração ou identificação incorretos?
• Os nossos fornecedores fornecem informações adequadas sobre proteção e segurança de dados?

Se a resposta a qualquer uma dessas perguntas for “não” ou “não sabemos”, essa área deve ser investigada antes de introduzir o sistema.

Considerando o tempo e a frequência de presença biométricas?

Se você está considerando o sistema de impressão digital, reconhecimento facial, RFID ou um sistema integrado de tempo e presença, A Idency pode ajudá-lo a explorar as opções disponíveis e a identificar a abordagem que melhor se adapta à sua organização.

Também podemos ajudá-lo a compreender como os terminais de registro de tempo físico podem ser integrados aos seus sistemas de RH existentes através de IdencyTime, Reduzindo a duplicidade de administração e proporcionando ao seu negócio acesso a informações precisas e em tempo real sobre a presença dos funcionários.

Fale com a equipe da Idency sobre os requisitos de tempo de trabalho e frequência de presença.

Este artigo fornece informações gerais sobre sistemas biométricos de controle de horário e deve ser considerado como informação geral e não como aconselhamento jurídico. As exigências de proteção de dados dependem das circunstâncias de cada organização. Os empregadores devem consultar as orientações atuais do ICO e obter aconselhamento jurídico especializado, quando necessário.