Tijdregistratiesystemen

Tijdregistratiesystemen op maat van uw bedrijf

Het nauwkeurig bijhouden van de aanwezigheid van je werknemers, uitzendkrachten en aannemers kan erg tijdrovend zijn. Met een tijdregistratie apparaat aangesloten op de juiste rapportage software kunt u uw kosten en menselijke fouten drastisch verminderen.

Welke fysieke apparaten we aanbieden

We bieden een grote verscheidenheid aan apparaten die passen bij jouw specifieke bedrijfsbehoeften. Meerdere gebouwen en locaties in het hele land (of zelfs internationaal) is geen probleem, onze oplossingen zijn aanpasbaar aan de grootte of spreiding van je bedrijf.

Onze verschillende apparaten bieden registratie door:

• Gezichtsherkenning (nu het populairst)
• Fingerprint
• RFID-kaart/tag
• mobiele app

Onze biometrische tijdregistratie oplossingen zijn over het algemeen populairder omdat ze:

• Zorg voor 100% nauwkeurigheid
• 0% frauduleuze stoten
• Zeer snelle registratie & herkenning
• Gebruiksgemak
• Geen labels of kaarten nodig (die extra kosten en verloren kunnen gaan)

Software voor beheer

Steeds meer van onze klanten kiezen voor onze cloudgebaseerde softwareoplossingen voor tijdregistratie en aanwezigheid voor realtime monitoring & geavanceerde rapportage voor de salarisadministratie (automatisch berekenen van overuren, loontarieven etc.). Natuurlijk hebben we ook on-premise oplossingen beschikbaar.

Software-opties voor tijdregistratie en aanwezigheid

Ondersteuning op afstand (hoog aangeschreven)

We zijn er trots op dat we onze klanten zo goed mogelijk kunnen ondersteunen. We zijn altijd bereikbaar per telefoon, online chat en e-mail.

Voor de meeste van onze klanten is ondersteuning op afstand voldoende om hen door het installatieproces te begeleiden. Onze apparaten en software zijn eenvoudig te installeren en te gebruiken. Slechts af en toe wordt een installatie op locatie gevraagd of vereist. Bekijk onze ondersteunende oprichtingsdiensten pagina voor meer informatie.

Bedrijfstakspecifieke tijdregistratie

Zie onze speciale pagina's voor specifieke branches:

• Bouw
• Productie

Kieswijzer - Welke oplossing voor tijdregistratie past het beste bij jouw bedrijf?

Bij het evalueren van een nieuw tijdregistratiesysteem voor je bedrijf, moet je rekening houden met de volgende belangrijke factoren:

1. Kenmerken en functionaliteit

• Tijdregistratiemethoden: Overweeg welke traceermogelijkheid (bijv. biometrisch, mobiel, webgebaseerd, ponskaart) of combinatie hiervan het beste past bij uw personeel.
• Werknemer Planning: Zorg ervoor dat het systeem eenvoudig roosteren en shiftbeheer ondersteunt en dat werknemers indien nodig van dienst kunnen wisselen.
• Beheer van afwezigheid en verlof: Stelt het systeem werknemers in staat om verlof aan te vragen en managers om verlof en afwezigheden effectief bij te houden?

2. Gebruiksgemak

• Gebruiksvriendelijke interface: Kies een systeem met een intuïtieve interface voor zowel werknemers als beheerders, zodat er zo min mogelijk training nodig is.
• Mobiele toegankelijkheid: Bevat het systeem een mobiele app waarmee werknemers onderweg kunnen in- en uitklokken, roosters kunnen bekijken en verlof kunnen aanvragen?.

3. Integratie met bestaande systemen

• Loonlijst integratie: Controleer of het tijdregistratiesysteem integreert (idealiter naadloos) met je bestaande salarissoftware om de salarisverwerking te vereenvoudigen.
• Compatibiliteit HR-systeem: Zorg voor compatibiliteit met uw huidige HR-systemen om dubbele gegevens te voorkomen en administratief werk te verminderen.

4. Naleving en rapportage

• Naleving: Zorg ervoor dat het systeem uw bedrijf kan helpen om te blijven voldoen aan GDPR en andere wettelijke vereisten.
• Aanpasbare rapportage: Zoek naar robuuste rapportagefuncties waarmee je aanwezigheidsgegevens kunt analyseren, trends kunt bijhouden en je kunt voorbereiden op audits.

5. Schaalbaarheid

• Bedrijfsgroei: Zorg ervoor dat het systeem kan meegroeien met de groei van uw bedrijf, met extra locaties, werknemers en nieuwe trackingbehoeften.
• Ondersteuning voor meerdere locaties: Als je bedrijf meerdere locaties heeft, moet het systeem in staat zijn om de tijd op verschillende locaties bij te houden.

6. Beveiliging en gegevensbescherming

• Maatregelen voor gegevensbeveiliging: Zoek naar functies zoals versleuteling, veilige gegevensopslag en verificatie met meerdere factoren om werknemersgegevens te beschermen.
• Naleving privacy: Zorg ervoor dat het systeem voldoet aan de regelgeving voor gegevensprivacy, zoals GDPR, om de persoonlijke gegevens van werknemers te beschermen.

7. Cloud-gebaseerd vs. On-Premises

• Cloud-gebaseerde toegankelijkheid: Een cloudgebaseerd systeem biedt meer flexibiliteit, is overal toegankelijk en bevat meestal automatische updates.
• Controle op locatie: Als uw bedrijf de voorkeur geeft aan meer controle over gegevens, is een on-premise oplossing wellicht geschikter, hoewel deze meer onderhoud kan vereisen.

8. Real-time gegevens en waarschuwingen

• Real-time bewaking: Zoek naar een systeem dat realtime tracking en meldingen biedt om problemen als absenteïsme of gemiste stoten te voorkomen.
• Geautomatiseerde waarschuwingen: Het systeem moet waarschuwingen kunnen sturen naar werknemers en managers over roosterwijzigingen, gemiste diensten of aanwezigheidsproblemen.

9. Selfservice voor werknemers

• Zelfbedieningsportaal: Het systeem moet een werknemersportaal bevatten voor toegang tot roosters, het bijhouden van uren, het aanvragen van verlof en het bekijken van opgebouwde saldi.
• Minder administratieve lasten: Door werknemers in staat te stellen hun eigen tijd te beheren, moet het systeem de werkdruk voor HR en managers verminderen.

10. Aanpassing en flexibiliteit

• Aangepast beleid: Zorg ervoor dat het systeem geschikt is voor je specifieke aanwezigheidsbeleid, zoals afrondingsregels, respijtperioden en overwerkberekeningen.
• Aanpasbare workflows: Het systeem moet flexibel genoeg zijn om zich aan te passen aan verschillende rollen, ploegendiensten en werkpatronen in uw organisatie.

11. Klantenondersteuning en training

• Beschikbaarheid van ondersteuning: Houd rekening met de beschikbaarheid en kwaliteit van klantenondersteuning, inclusief responstijden en ondersteuningskanalen.
• Hulpmiddelen voor training: De leverancier van het systeem moet trainingsmiddelen aanbieden, zoals handleidingen, videohandleidingen en ondersteuning bij het inwerken van je personeel.

12. Kosten en ROI

• Transparante prijzen: Evalueer het prijsmodel (op basis van een abonnement, eenmalige kosten, enz.) en controleer op verborgen kosten, zoals installatiekosten of ondersteuningskosten.
• Rendement op investering (ROI): Beoordeel hoe het systeem zal helpen om tijd te besparen, fouten te verminderen en de productiviteit te verhogen, wat een solide rendement op de investering oplevert.

13. Compatibiliteit met typen werknemers

• Mobiele werknemers: Als je externe of mobiele werknemers hebt, zoek dan naar GPS-tracking en geofencing om ervoor te zorgen dat je verantwoordelijk bent.
• Uurloners en werknemers in loondienst: Zorg ervoor dat het systeem verschillende soorten werknemers kan beheren, waaronder uurloners, werknemers in loondienst, parttimers en aannemers.

14. Gegevensanalyse en inzichten

• Inzichten in personeelsbestand: Zoek naar een systeem dat analyses biedt voor het bijhouden van arbeidskosten, de productiviteit van werknemers en trends in ziekteverzuim.
• Aangepaste dashboards: De mogelijkheid om aangepaste dashboards te maken kan je helpen om belangrijke statistieken in realtime te controleren, wat bruikbare inzichten oplevert.

Door deze factoren in overweging te nemen, kun je een tijdregistratiesysteem kiezen dat aansluit op de behoeften van je bedrijf, de efficiëntie verbetert en naleving van de HR-regelgeving garandeert.

Bekijk hieronder onze categorieën met Time & Attendance-oplossingen.

Neem contact met ons op voor meer informatie over de tijdregistratieproducten en -oplossingen van Idency.

Neem contact op