System för tidsregistrering och närvaro

Tids- och närvarosystem skräddarsydda för att passa ditt företag

Att noggrant spåra närvaron för dina anställda, byråer och entreprenörer kan vara mycket tidskrävande. Med en tid- och närvaromaskin ansluten till rätt rapportering programvara kan du dramatiskt minska dina kostnader och den mänskliga faktorn.

Vilka fysiska enheter vi erbjuder

Vi tillhandahåller ett brett utbud av enheter som passar dina specifika affärsbehov. Flera byggnader och platser över hela landet (eller till och med internationellt) är inget problem, våra lösningar är skalbara till vilken storlek eller spridning ditt företag än har.

Våra olika enheter erbjuder registrering genom:

• Ansiktsigenkänning (nu den mest populära)
• Ffingeravtryck
• RFID-kort/tagg
• mobilapp

Vår biometriska lösningar för tidrapportering och närvaro är i allmänhet mer populära eftersom de:

• Tillhandahålla 100% noggrannhet
• 0% bedrägliga stansar
• Mycket snabb registrering och igenkänning
• Användarvänlighet
• Inga taggar eller kort krävs (som är en extra kostnad och som kan gå förlorade)

Programvara för hantering

Allt fler av våra kunder söker sig till våra molnbaserade programvarulösningar för tid & närvaro för realtidsövervakning och avancerad rapportering för löneutbetalningar (automatisk beräkning av övertid, lönesatser etc.). Naturligtvis har vi också lokala lösningar tillgängliga.

Alternativ för programvara för tid och närvaro

Support på distans (högt värderat)

Vi är stolta över att kunna ge våra kunder bästa möjliga support. Vi är alltid tillgängliga via telefon, onlinechatt och e-post.

För de flesta av våra kunder räcker det med fjärrsupport för att vi ska kunna guida dem genom installationsprocessen. Våra enheter och vår programvara är enkla att installera och använda. Det är bara då och då som installation på plats begärs eller krävs. Se våra tjänster för support och konfigurering sidan för mer information.

Branschspecifik tidrapportering

Se våra särskilda sidor för specifika branscher:

• Konstruktion
• Tillverkning

Choosing Guide - Vilken lösning för tidsregistrering passar bäst för ditt företag?

När du utvärderar ett nytt tids- och närvarosystem för ditt företag bör du ta hänsyn till följande nyckelfaktorer:

1. Egenskaper och funktionalitet

• Metoder för tidrapportering: Fundera över vilket spårningsalternativ (t.ex. biometriskt, mobilt, webbaserat, stämpelkort) eller vilken kombination av dessa som bäst passar din personalstyrka.
• Schemaläggning av anställda: Se till att systemet stöder enkel schemaläggning, skifthantering och gör det möjligt för medarbetarna att byta skift vid behov.
• Frånvaro- och ledighetshantering: Gör systemet det möjligt för anställda att begära ledighet och för chefer att följa upp ledigheter och frånvaro på ett effektivt sätt?

2. Användarvänlighet

• Användarvänligt gränssnitt: Välj ett system med ett intuitivt gränssnitt för både medarbetare och administratörer, vilket minimerar behovet av utbildning.
• Mobil tillgänglighet: Innehåller systemet en mobilapp som gör det möjligt för anställda att stämpla in och ut, se scheman och begära ledighet när de är på språng?.

3. Integration med befintliga system

• Löneintegration: Kontrollera att tids- och närvarosystemet integreras (helst sömlöst) med ditt befintliga löneprogram för att förenkla lönebearbetningen.
• Kompatibilitet med HR-system: Säkerställ kompatibilitet med dina nuvarande HR-system för att undvika dubblering av data och minska det administrativa arbetet.

4. Efterlevnad och rapportering

• Efterlevnad: Säkerställ att systemet kan hjälpa ditt företag att följa GDPR och andra rättsliga krav.
• Anpassningsbar rapportering: Leta efter robusta rapporteringsfunktioner som gör det möjligt för dig att analysera närvarodata, spåra trender och förbereda dig för revisioner.

5. Skalbarhet

• Tillväxt i verksamheten: Se till att systemet kan skalas upp i takt med att företaget växer, så att det kan hantera fler platser, fler anställda och nya spårningsbehov.
• Stöd för flera platser: Om ditt företag finns på flera platser bör systemet kunna hantera tidsregistrering på olika platser.

6. Säkerhet och dataintegritet

• Åtgärder för datasäkerhet: Leta efter funktioner som kryptering, säker datalagring och multifaktorautentisering för att skydda anställdas information.
• Efterlevnad av sekretess: Säkerställ att systemet följer dataskyddsbestämmelser som GDPR för att skydda medarbetarnas personuppgifter.

7. Molnbaserat vs. lokalt

• Molnbaserad tillgänglighet: Ett molnbaserat system erbjuder större flexibilitet, ger åtkomst från var som helst och innehåller vanligtvis automatiska uppdateringar.
• Kontroll på plats: Om ditt företag föredrar mer kontroll över data kan en lokal lösning vara mer lämplig, även om den kan kräva mer underhåll.

8. Data och varningar i realtid

• Övervakning i realtid: Leta efter ett system som ger spårning och meddelanden i realtid för att förhindra problem som frånvaro eller missade stämplingar.
• Automatiserade varningar: Systemet bör kunna skicka varningar till anställda och chefer om schemaändringar, missade arbetspass eller problem med närvaron.

9. Självbetjäning för anställda

• Självbetjäningsportal: Systemet bör innehålla en portal för anställda där de kan få tillgång till scheman, följa upp timmar, begära ledighet och se upplupna saldon.
• Minskad administrativ börda: Genom att ge medarbetarna möjlighet att hantera sin egen tid bör systemet minska arbetsbördan för HR och chefer.

10. Anpassning och flexibilitet

• Anpassade policyer: Se till att systemet kan hantera dina specifika närvaropolicyer, till exempel avrundningsregler, gratisperioder och övertidsberäkningar.
• Anpassningsbara arbetsflöden: Systemet bör vara tillräckligt flexibelt för att kunna anpassas till olika roller, skift och arbetsmönster i organisationen.

11. Kundtjänst och utbildning

• Tillgänglighet för support: Tänk på tillgängligheten och kvaliteten på kundsupporten, inklusive svarstider och supportkanaler.
• Resurser för utbildning: Systemleverantören bör erbjuda utbildningsresurser som manualer, videohandledning och onboarding-support för din personal.

12. Kostnad och ROI

• Transparent prissättning: Utvärdera prismodellen (prenumerationsbaserad, engångsavgift etc.) och kontrollera om det finns dolda kostnader, t.ex. installationsavgifter eller supportkostnader.
• Avkastning på investeringar (ROI): Bedöm hur systemet kommer att bidra till att spara tid, minska antalet fel och öka produktiviteten, vilket ger en god avkastning på investeringen.

13. Kompatibilitet med olika typer av arbetskraft

• Fjärrstyrd och mobil arbetsstyrka: Om du har en avlägsen eller mobil arbetsstyrka, se efter GPS-spårning och geofencing för att säkerställa ansvarsskyldighet.
• Arbetare per timme och tjänstemän: Se till att systemet kan hantera olika typer av anställda, t.ex. timanställda, tjänstemän, deltidsanställda och entreprenörer.

14. Dataanalys och insikter

• Insikter om personalstyrkan: Leta efter ett system som tillhandahåller analyser för att spåra arbetskraftskostnader, medarbetarnas produktivitet och trender för frånvaro.
• Anpassade instrumentpaneler: Möjligheten att skapa anpassade instrumentpaneler kan hjälpa dig att övervaka viktiga mätvärden i realtid, vilket ger handlingsbara insikter.

Genom att ta hänsyn till dessa faktorer kan du välja ett tids- och närvarosystem som passar dina affärsbehov, förbättrar effektiviteten och säkerställer efterlevnad av HR-bestämmelser.

Ta en titt på våra kategorier av Time & Attendance-lösningar nedan.

Kontakta oss för mer information om Idency produkter och lösningar för tid och närvaro.

Ta kontakt med oss